Çoğu kişi için kendilerine verilen işi son teslim tarihine kadar teslim edebilmek bir stres faktörü. Siz de önce işin üzerinde çalışmaya başlama tarihini mümkün olduğu kadar erteleyip, sonra da zaman daraldıkça asıl görevden kaçmak adına irili ufaklı pek çok işi araya dahil ederek iyice ağırdan alanlardan mısınız? Bir şekilde başlayınca da çabucak dikkatiniz dağılıyor ve her şeyi ancak son dakikalarda mı tamamlayabiliyorsunuz? O zaman aşağıdaki 7 yöntem hayatınızı oldukça kolaylaştırabilir.
İşi Zamanında Teslim Etmek Neden Gereklidir?
Verilen işlere şu nedenler sebebiyle son teslim tarihleri koyarız:
Görev tamamlama
Son teslim tarihleri, belirli bir bitiş noktası olmayan görevleri unutmamanızı sağlar. Ayrıca, bir görev için ne zaman fazlaca zaman harcadığınızı bilmenize de yardımcı olur.
Düzgün İş Akışı
Son teslim tarihleri, paylaşılan bir hedefi gerçekleştirmek söz konusu olduğunda etkili işbirliğini kolaylaştırır. Ayrıca işi ara hedeflere bölerek karmaşık projelerin içinden çıkarmaya da yardımcı olur.
Net Beklentiler Oluşturma
Son teslim tarihleri neyi ne zaman yapmanız gerektiğini belirtir. Ayırdığınız zamandan ve işinizden sorumlu olmanıza yardımcı olur.
Tüm bu faydalara rağmen, teslim tarihlerine uyulmaması bazı ciddi sonuçlar doğurabilir. Bir çok yetkin insan kendilerine verilen işleri zamanında teslim etmedikleri için birlikte çalıştıkları takımdan çıkarılmıştır. Hatta sık sık yaşanması durumunda, kaçırılan bu son teslim tarihleri itibarınızı yok edebilir ve kariyer gelişiminizi önünü kesebilir.
Bu durum kurumsal düzeyde kuruluşun itibarını da etkileyebilir. Herhangi bir gecikme, sözleşmeli anlaşmalarda şirketin kâr durumunu etkileyebilecek bir ceza koşulunu tetikleyebilir.
Verilen İşleri Zamanında Teslim Etmeye Yönelik 7 Kapsamlı Yöntem
Gereken işi tamamlamak söz konusu olduğunda bu, herkesin rahatlıkla yaptığı bir şey değildir. Bazıların dikkati çabuk dağılır, bazıları işi ağırdan alır ve bazıların da zaman yönetimi becerileri zayıftır. Son teslim tarihlerini rahatça karşılamak ve daha fazla işi halledebilmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
Verilen İşin Gereksinimlerini Değerlendirin
Yapılacak ilk şey görevin sizden neler talep ettiğini anlamaktır. Kendinize işin neler içerdiğini sorun. Çoğu durumda, size işi atayan kişi de görevin karmaşıklığını hesaba katmış olacaktır.
Doğru Kaynaklara Sahip Olduğunuzdan Emin Olun
Bir sonraki adım, işi belirtilen son teslim tarihinde tamamlamış olmak için gereken her şeye sahip olduğunuzdan emin olmaktır. İş; eğitim, araştırma, teknik destek, ekip veya materyaller mi gerektiriyor? Gerekli tüm kaynaklara sahip değilseniz, sürenin uzatılmasını isteyebilirsiniz.
Olasılıkları Hesaba Katın
Bazen işler plana göre ilerlemez. Bu nedenle potansiyel problemleri önlemek mantıklı olabilir. Örneğin, bir ekipman arızası, hastalık veya acil ve önemli bir görevi hızlı bir şekilde yerine getirme ihtiyacı olabilir ve bunların hepsi önceden yaptığınız planlamayı etkileyebilir.
Projenin başında bunları değerlendirmek için zaman ayırdığınız takdirde, bu olasılıkların programınız üzerindeki etkisi çok daha az olacaktır. Bir iş arkadaşınıza acil bir durumda sizin yerinize idare etmesini rica edebilirsiniz, ancak görevi en iyi ellere teslim ettiğinizden de emin olun.
Ayrıntılı Bir Plan Oluşturun
Kapsamlı bir program oluşturmalısınız. Bunu yapmanın bir yolu da, görevleri ara hedeflere bölmek ve her biri için ayrı bir son tarih belirlemektir.
Sonuç olarak, tüm proje için verilenden daha fazla zamana ihtiyacınız olduğunu fark edebilirsiniz. Bu durumda, her şeyin bir şekilde hallolacağını ummak yerine bunu müdürünüzle açık bir şekilde konuşmaya çalışın.
Son Teslim Tarihlerine Uymak İçin Kendinizi Hazırlayın
İşi zamanında teslim etmek söz konusu olduğunda siz de önemli bir faktörsünüz. İşleri zamanında bitirmek için kendi kendinizi nasıl yöneteceğinizi öğrenmeniz gerekir. İşleri zamanında teslim etmek; öz disiplini, iyi alışkanlıkları, organize olmayı ve doğru zihniyeti gerektirir.
İşleri zamanında bitirmek için kendinizi yönetmenize yardımcı olabilecek bazı ipuçları şunlardır:
“Hayır” demeyi öğrenin – Mümkünse, kabul etmeden önce size verilen teslim tarihini değerlendirmek için zaman ayırın. Eğer ki başa çıkabileceğinizi düşünmüyorsanız, evet demek adına kendinizi baskı altında hissetmeyin.
Zihniyetinizi Değiştirin – Son teslim tarihlerine karşı antipati duymaktan kaçının. Öncelikle, aklınıza koyduğunuz her şeyi yapabilirsiniz. Ayrıca son teslim tarihleri normalde bırakmış olduğunuz bir hedefe ulaşmanızı sağlayabilir.
“Planlama”yı “Gerçek Eylem”den Ayırma – Plan, siz onu uygulayana kadar etkili değildir. Bir plan yaptığınızda, onu hayata geçirmek için her şeyi yapın!
Zamanınızı En Üst Düzeye Çıkarın – Birçok işi aynı anda yapma verimli değildir. Etkili çalışabilmek için zamanınızı uygun şekilde yönetin.
Kötü Alışkanlıkları Ortadan Kaldırın – İş ertelemede ustasıysanız, bu alışkanlığınızın nasıl üstesinden gelebileceğinizi öğrenin. Bunun için bu iki adımı deneyebilirsiniz:
1- Sizi Tetikleyen Şeyleri Bulun – Son zamanlarda yapılan bir araştırmada, son teslim tarihlerinin bazı insanlar için yeteri kadar motive edici olmadığını ortaya koydu [1]. Eğer onlardan biriyseniz, sizi neyin harekete geçirdiğini bulun. Bu mesela bir ödül mü, kaliteli bir iş ortaya koymak mı, başkalarının takdirini kazanmak mı yoksa ilginizi çeken şeyler için daha fazla zaman ayırabilmek mi?
2- Tahminlerinizi Daha Doğru Hale Getirin – Bir projeyi tamamlamanın ne kadar zaman alacağını tahmin etmeye çalışmakta yanlış yapabilirsiniz. Yeni bir görev üstlendiğinizde bunun tahminini yapmak daha da külfetli olabilir. Son teslim tarihleriyle çalışmada pratik yapmak ilerde belirli bir görevin ne kadar süreceğini dah iyi belirlemenize yardımcı olacaktır, bu yüzden sabırlı olun.
Son teslim tarihlerine uymayı bir alışkanlık haline getirin. Öncelikle daha küçük görevlerle başlayabilirsiniz: dişlerinizi sabah 6’ya kadar fırçalamak, sabah 6: 30’a kadar egzersiz yapmak, 12’ye kadar kitap okumak gibi. Sonrasında daha önemli görevleri yerine getirmek için de aynı stratejiyi uygulayın.
İşlerini Zamanında Teslim Etmeleri İçin Başkalarına Yardım Edin
Bu çoğunlukla müdürler için geçerlidir. Kimin kendisine verilen işleri zamanında bitirdiğini ve kimin bu konuda desteğe ihtiyacı olduğunu bilirsiniz.
Unutmayın ki, başkalarına verdiğiniz işler için son teslim tarih belirledikten sonra, sorumluluğu onlara aktarırsınız. Ancak, yine de başarılı olmaları için onları desteklemeniz gerekir. Örneğin, işi zamanında teslim etme baskısını yönetebilmeleri konusunda onları motive edebilirsiniz.
Sorunları yaşayıp yaşamadıklarını düzenli olarak kontrol edin veya ilerlemelerini izlemek için bir raporlama sistemi oluşturun.
Mümkünse, ekibinizin bu tarz tarihleri kendilerinin belirlemesine izin verin. Araştırmalar, çalışanlarınızın inisiyatif göstermesine izin vermenin üretkenliklerini artırabileceğini bulmuştur [2].
Deneyebileceğiniz son şey ise şu: Sahte son teslim tarihleri belirleyin. Tüketici Araştırmaları Dergisi [3] ‘nde yayınlanan bir araştırma, asıl teslim tarihinden önce belirlenen son teslim tarihlerin insanları işlerine daha çabuk başlamak için motive ettiğini göstermiştir. Ekibinize normalde olduğunundan daha önce girdilerine ihtiyacınız olduğunu söyleyebilirsiniz.
Kaçırdığınız Son Teslim Tarihlerinin Sonuçlarını Sınırlandırın
Tüm çabalarınıza rağmen, son teslim tarihlerinizi karşılamada hala problem yaşıyor olabilirsiniz. Böyle bir durumda, öncelikle rahatlayın ve hasarı en aza indirmek için mümkün olduğunca şey deneyin. Bir proje üzerinde çalışırken iletişim çok önemlidir. Hiçbir şey söylemeden projede görev alan diğer kişilerin sizi anlamasını bekleyemezsiniz. Görevde ilerleme kaydettikçe, planınızı bozan olası zorlukları bulun ve bu olasılıklara karşı hazırlandığınızı gösterin.
Sonrasında, işinizi zamanında teslim ederseniz bile, diğerleri sizi anlayacak ve size yardımcı olmaya hazır olacaktır. Bu durumda, mevcut sorunları mümkün olan en kısa sürede çözüme kavuşturun ve yeni bir programa uymayı kabul edin. Ardından, neler olduğunu ve tekrarlanmasını nasıl önleyeceğinizi öğrenmek için projenizi gözden geçirin.
Ancak, işinizi zamanında teslim edememek ciddi sonuçlar da doğurabilir, bu yüzden dikkatli olun. Örneğin, serbest çalışansanız veya ajans olarak çalışıyorsanız, karşı taraf sözleşmeyi feshedebilir ve sizin değerlendirmenizi kötü bir şekilde yapabilir. İşleri zamanında yetiştirememeniz markanızın imajını bozabilir. Bu nedenlerden dolayı genellikle son teslim tarihlerini kaçırmayı göze alamazsınız. Etki yaratmak istiyorsanız mazeret üretmeyi bırakmayı bırakın ve sorumluluğu kendi üzerinize alın. Görevlerinize odaklanın ve işleri halledin.
Verilen işin tamamını düşünmek akıl için fazla büyük ve kompleks gelebilir. Onun yerine verilen işi küçük parçalara bölerek her seferde bir parçayı ele almak akla çok daha rahat halledilebilir gelecektir. Hiçbir şeye başlamadan önce görevi yukarıda anlatılan gibi işi analiz edip ara hedeflere bölmek size oldukça yardımcı olacaktır. Ama unutmayın ki, her şeyde olduğu gibi burada da öz disiplin ve kendini yönetebilme becerileri oldukça önemlidir ve herkes bu becerileri edinebilir.
Görevlere konan son teslim tarihleri, projelerin akışını kolaylaştırmak adınadır. Size verilen işlere bunu anlayarak yaklaştığınızda ve gereken zihniyete sahip olduğunuzda, son teslim günü stresinin kendiliğinden ortadan kalktığını fark edeceksiniz.
Merve Kamay
Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı
Kullanılan Kaynaklar:
1- Jstor: The Effect of Individual Perceptions of Deadlines on Team Performance
2- SAGEJournal: Procrastination, Deadlines, and Performance: Self-Control by Precommitment
3- Journal of Consumer Research: The Categorization of Time and Its Impact on Task Initiation
Kaynak: Leon Ho – https://www.lifehack.org/876083/meet-deadlines
