Resmi yazı türleri verilmek istenen mesaja bağlı olarak belli bir dil ve belirli kalıp cümlelerin olmasına dikkat edilen yazılardır. Bu şekilde yazının amacına ulaşması mümkün olur. Teknolojinin gelişmesi ile birlikte bireylerin birbirleri ve resmi kurumlar ile yazışmalarını internet üzerinden yapmaları mümkün oluyor. Bunun yanında resmi yazı türleri hala aynı kurallar ile kullanılmaya devam ediliyor. Resmi kurumlara ve gerçek kişilerle iletişim kurarken kullanılabilecek yazı türleri arasında şunlar yer alır:
- Dilekçe
- Sözleşme
- Tutanak
- Rapor
- Şartname
- Form
- Müzekkere
Dilekçe
Dilekçe vatandaşların resmi kurumlara istek ve dileklerini belirtmek için yazdıkları yazılardır. Dilekçeler insanların bilgi alma hakkını kullanmalarını sağlar. Anayasal bir haktır ve resmi kurumlar kendilerine verilen dilekçeyi en fazla 30 gün içinde cevaplamalıdır. Resmi kurumlara verilen dilekçelerde kişinin adı soyadı, imzası, tarih belli bir düzen içinde yer almalıdır. Dilekçe ve tüm resmi yazı türleri okunaklı olarak yazılmalıdır.
Sözleşme
İki gerçek kişi, bir gerçek bir tüzel kişilik ya da iki tüzel kişilik arasında yapılabilir. Eski dilde akit olarak da adlandırılır. Sözleşme iki tarafın belli bir konuda birbirine verdiği sözün yazıya dökülmesidir. Sözleşmeler her iki tarafı da bağlar ve belirtilen kurallara uymaları gerekir.
Sözleşme sadece gerçekleşmesi mümkün ve yasal olan konular için yapılabilir. Sonucu suç olan konularda yapılan sözleşmelerin kanunlar önünde bir anlamı bulunmaz. Resmi yazı türleri arasında yer alan sözleşme sadece konuşma ile de yapılabilir. Ama bu durum genellikle bir tarafın mağduriyet yaşamasına neden olur. Sözleşme yaparken tüm detaylarına dikkat edilmesi gerekir.
Tutanak
TBMM toplantıları gibi duruşmalarda, resmi toplantılarda yapılan görüşmelerin kayıt altına tutulması için tutanak düzenlenir. Ayrıca tutanaklar bir olayın kayıt altına alınmasını da sağlar. Tutanağın geçerli olabilmesi için toplantıda ya da olayın içinde olan bütün kişiler tarafından imzalanması gerekir. Tutanaklarda yoruma ve düşünceye yer verilmemesi gerekir. Sadece yapılan görüşmeler ve gerçekleşen olay tarafsız bir dille anlatılmalıdır. Tutanağın sahte olduğu kanıtlanamadığı takdirde adli davalarda delil olarak kabul edilirler.
Rapor
Yapılan bir araştırma, incelemenin her aşamasının detaylı bir şekilde anlatılması amacıyla düzenlenir. Raporlar bilgi verici resmi yazı türleri arasında yer alır. Rapor yazmanın belli kuralları bulunur. Bu kurallara uyarak yazılan raporlar resmi kurumlarda geçerli kabul edilir. İş hayatında çok çeşitli konularda ve şekillerde rapor düzenlenmesi gerekir. Düzenlendiği alana bağlı olarak da raporların türleri bulunur.
Şartname
Bir işin nasıl yapılacağına dair kuralların belirtildiği resmi yazı türleri arasında şartname yer alır. Şartnameler iş yapılmaya başlanmadan önce düzenlenir. Şartnamede bulunan kurallar işveren ve işi alan yükleniciyi bağlar. Yüklenicinin işe başlamadan ve sözleşme imzalamadan şartnameyi dikkatle okuması ve incelemesi gerekir.
Form
Diğer resmi yazı türlerinden farklı olarak form hazır olarak bulunur. Form üzerinde bilgiler ve doldurulması gereken boş bölümler ile basılır. Tek bir yaprak olarak ya da defter şeklinde basılabilir. Formlar daha çok devlet kurumlarında kullanılır. Günümüzde hala çok kullanılmasını zamandan kazandırıyor olması ile başarır. Form kullanılması ile kırtasiye işleri azalır. İşlerin belli bir standartta ilerlemesi mümkün olur.
Müzekkere
Resmi kurumların almış oldukları kararı uygulanmak üzere ilgili kurum ya da kişiye bildirme amacı ile müzekkere yazılır. Resmi yazı türleri arasında yer alan müzekkere yargı kurumları tarafından ilgili kişi ya da kuruma gönderilir. Müzekkereyi alan kişi ya da kurum kararı uygulamakla yükümlü olur. Müzekkerenin kararı yerine getirilmemesi suç olarak kabul edilir ve savcılık tarafından bu konuda soruşturma açılır.
