Proje yazmakta zorlanıyorum, proje yazmak çok detaylı, proje yazma konusunda hiç bir bilgim yok, bu konuda danışmanlık almam gerekiyor gibi cümleler çok telaffuz ediliyor, evet doğru! Hiç bir projede bulunmamış biri için proje yazımı ve prosedürleri korkutucu gelebilir. Ancak projeniz kabul edilip proje süresince projenizi yürütmek daha zor ve daha riskli bir yol. Proje yazımı sırasında sınırlarınız pek yok ve faaliyetlerinizin sınırlarını siz belirliyorsunuz ama proje yönetimi aşamasında artık sınırlı bir zaman diliminde, sınırlı bir bütçe ve sınırlı faaliyetlerle hedef ve amaçlarınıza ulaşmak zorundasınız. Peki proje yönetimini nasıl kolaylaştırabilir ve nasıl verimli hale getirebilirsiniz?
1- Proje Başarı Kriterlerini ve Performans Göstergelerini Belirleyin:
Proje hazırlama aşamasında ve mantıksal çerçeve yaklaşımı sırasında, tüm paydaşlarınızla ortak başarı kriterlerinizi belirlemeniz sizi proje uygulama aşamasında daha verimli kılacaktır. Paydaşlarınızı belirlemeniz ve gerekli bildirimleri alarak performans göstergelerinizi geliştirebilir ve proje yönetimi sırasında daha bilimsel, sayısal ve doğrulanabilir sonuçlara ulaşabilirsiniz.
2- İnsan Kaynaklarını Verimli Kullanın:
İnsan kaynakları her proje için en önemli yapı taşlarından biridir. Başarılı bir ekip, başarılı bir proje koordinatörü sizi proje yönetiminde üst seviyeye taşıyacaktır. Proje hazırlama aşamasında çekirdek bir grup oluşturun ve görev tanımlarını yapın. Mümkünse bu çekirdek grup proje yönetimi aşamasında da aktif olarak yer alsın. Projede insan kaynakları yönetimi sırasında en önemli husus projede yer alan uzmanların görev tanımlarının yapılmasıdır. Görev tanımı yapılmayan proje ekibi gerekli koordinasyonu sağlayamayarak çok iş yaparken daha az sonuç alacaktır. Unutmayın ki çok çalışmaktan öte verimli çalışmak projenizi başarıya ulaştıracaktır.
3- Planlama ve Takibini Gerçekleştirin:
Proje hazırlık aşamasında faaliyetlerinizi zaman aralıklarına göre planlama aşamasında tutarlı ve gerçekleştirilebilir hazırlamanız size projeyi yönetirken büyük kolaylık sağlayacaktır. Proje hazırlık aşamanız sizi projenizi yönetirken yönlendirecek en temel konseptlerden biridir. Proje yönetimi sürecinde mutlaka periyodik toplantılar gerçekleştirin ve raporlamalar yapın. Raporlamaların 15 günde bir olması ideal bir zaman aralığı olup, raporlarınızda durumunuzu tespit etmek amacıyla faaliyetlerinizi gözden geçirin. Planlamanızı mutlaka Excel veya Proje Yönetimi programları ile yapın. Proje yönetimi programları ile ilgili makalemize ulaşmak için tıklayınız.
4- Projede Risklere ve Beklenmeyen Durumlara Hazırlıklı Olun!
Proje hazırlık aşamasında ve proje yazımı sürecinde uygulanan Mantıksal Çerçeve Yaklaşımında en önemli konulardan biri de projede riskler, varsayımlar ve beklenmedik durumlara karşı öngörüler bölümüdür. Genellikle klasik kalıplar içerisinde hazırlanan riskler ve varsayımlar prosedür olarak görülmekte ve gerçekçi bir risk analizi yapılmamaktadır. Proje yönetimi süresince bir çok aksilikle karşılaşacak ve beklemediğiniz durumlarda krizi yönetemediğinizden dolayı projenin başarısı etkilenecektir. Projede risklerinizi sadece ekonomik varsayımlara dayandırmayın, mevzuat değişikliği ve kanun değişikliği gibi durumlar sizi etkileyecektir. Sosyal değişimler, trend yaklaşımlarında belirgin kırılmalar ve zaman yönetiminde yaşanan sıkıntılar projede sizi etkileyecektir. Hedef kitleye ulaşamama, hedef grupların katılımın düşük olması ve performans düşüklüğü gibi riskleri belirleyin ve B-C-D planlarınızı hazırlayın. Proje yönetiminde risk analizi makalemize ulaşmak için tıklayınız.
5- Bütçe Takibi ve Planlaması
Proje kapsamında bütçelendirmeniz ve bütçe kalemleriniz makine, teçhizat, ekipman, hizmet alımı ve tanıtım faaliyetleriniz için maliyet çalışmanız projenizin başarısı için en önemli unsurdur. Proje bütçenizi belirlerken mutlaka proforma fatura alarak güncel ve doğru maliyet bilgilerini kullanın. Ekonomideki normal seyiri ve öngörüleri varsayarak gelecek yıl planlamalarınızda bütçe maliyetlerinizi belirleyin. İş planınızda ve projenizde kar-maliyet analizi, sosyal fayda analizi ve bütçe analizinizi mutlaka mevcut yıl, kısa vade ve uzun vadede değerlendirin. Bütçe açıkları ve bütçenizde önemli değişiklikler projenizi başarısızlığa uğratabilir.
Gökhan Turgut Ünal
Avrupa Birliği Proje Uzmanı
