Proje yönetiminde raporlama en çok ihmal edilen bölüm olmasına rağmen projelerin başarısı ve sürdürülebilirliği temelinde önemli bir rol oynamaktadır. Projelerde raporlama nasıl yapılır? Yenilikçi Uygulamalar nelerdir? Bu yazımızda sizlerle paylaşıyoruz!
Neden Raporlama Yapılmaz?
- Angarya iş olarak görülür.
- Küçük notlar yeterli görülür.
- Kurumsal bellek için değil, proje sağlayıcı için zorunlu raporlama yapılır.
- Raporlama proje ekibinin ortak çalışmasıyla değil, tek kişinin çabasıyla yürütülür.
- Raporlama periyodik şekilde yapılmaz ve nihai rapor için çalışma yapılır.
Neden Raporlama Yapılmalı?
- Projenin faaliyet başarıları ölçülür.
- Projede riskler değerlendirilerek güncellenir. Risklere karşı hazırlıklı olunur.
- Nihai raporun en temel kaynağı periyodik raporlardır.
- Kurumsal, mali ve teknik raporlama proje denetimleri için hazırlıklı olunmasını sağlar.
- Projenin iç denetimi sağlanır.
- Mali raporlama bütçe kontrolünü sağlar.
Rapor Formatı Nasıl Olmalı?
- Başlık
- Özet
- Giriş ( Raporun yazımına yol açan durum, olayın açık tanımı, raporun içeriği)
- Olayın ve durumun gelişimi
- Teknik, idari ve mali durum ( Sayısal sonuçlar ve harcamaların dökümü)
- Sonuç ve öneriler
- Ekler
Raporlama Esasları:
- Kısa ve öz olmak: Bilgiler kısa ve odaklanmış biçimde verilmeli. Kısa bilgileri grafiklerle destekleyin.
- Açıklık ve Şeffaflık: Raporlarınızı tarafsız ve şeffaf hazırlayın.
- Kesinlik: Genel dayanaksız ifadelerden kaçının. ‘ Faaliyet gecikmiştir’ veya ‘ işten vazgeçilmiştir’ gibi ifadeleri mutlaka süreç ve nedenleri ile yazın!
- Gerekçelendirme: Raporunuzda bahsettiğiniz gelişme ve durumları ‘EK’ bölümünde görsel, saha çalışması, broşür, bilgi notu gibi dökümanlarla destekleyin.
- Referans ve Alıntı: Dipnot vermekten kaçınmayın. Alıntıları mutlaka belirtin.
- Zamanında Teslim: Raporlarınızı belirlenen takvime göre hazırlayın ve teslim edin.
Raporlama Araçları:
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- Adobe ve Eklentileri
- MS Project
- ASANA Project Management
- SMARTSHEET Project Management
- DaPulse
MS Project: Microsoft Office uygulaması ortaya çıkan ancak Office programlarından ayrı olarak satılan proje yönetimi uygulamasıdır. Kaynak yönetimi, Gantt Şeması ve bütçe yönetiminin ayrıntılı olarak sunulması en önemli avantajlardandır. Öne çıkan özelliklerinden biri de; diğer Office programları Ms Word, Ms Excel, Ms Powerpoint ile tam uyumlu olarak çalışmasıdır. En önemli dezavantajı ise, çok detaylı olduğundan dolayı öğrenme süresinin uzun olması ve fiyatının yüksek olmasıdır. Üst düzey yönetim gerektiren projelerde kullanılması gereken bir program olmakla beraber, kısa süreli ve basit projeler için fazla karmaşık olabilmektedir.
ASANA PROJECT MANAGEMENT: Asana Proje Yönetimi programı, ” E-Mail kullanmadan ekibinizle haberleşin” sloganıyla ortaya çıkan, bir çok ülkede yaygın olarak kullanılan bir programdır. Bir çok üst düzey yazılım şirketi proje ekiplerinde bu programı kullanmaktadır. Programın en önemli avantajları, basit bir tasarıma sahip olması, etkin online destek sağlaması ve etkin proje ekibi arası iletişim imkanı vermesidir. Asana, 15 kişilik proje gruplarına kadar ücretsizdir ve bir çok özelliği kullanma fırsatı vermektedir. Program; Dropbox, Evernote, Google Drive gibi programlarla entegredir. Program ayrıca mobil kullanım olanağı da sunmaktadır.
SMARTSHEET PROJECT MANAGEMENT: Smartsheet proje yönetimi uygulaması, basit tasarımı ve genel başlıkları ile proje yönetimine yeni başlayanlar için faydalı bir araçtır. Mobil ve web tabanlı olarak hizmet veren uygulama, kullanıcılara işbirliği açısından kısa ve kolay temelli notlar oluşturarak proje ekibinin iletişimini kuvvetlendirmeyi amaçlamaktadır. Diğer programlara göre daha az planlama ve raporlama imkanı sunmasına rağmen, anlık iletişim açısından faydalı özellikler taşımasıdır. En önemli dezavantajı ise, 30 günlük serbest kullanım sunduktan sonra ücretli seçeneğe geçme zorunluluğudur.
DAPULSE: Online tabanlı proje yönetimi ve raporlama aracıdır. Ekibinizi izleme, görev atama, anlık iletişim, raporlama ve MS Office entegre olması programı ön plana çıkarmaktadır. Proje yönetiminin en önemli araçlarından izleme ve değerlendirme amacıyla geliştirilmiştir. 30 günlük ücretsiz sürümden sonra farklı üyelik planları ve uygun fiyatlar ile Premium üyelik fırsatı sunmaktadır.
Projelerde yenilikçi uygulamalar:
Stok Görsel Siteleri:
Görsel Düzenleme Siteleri
Prezi:
Online etkili bir sunum aracıdır. Yenilikçi bir çok tasarıma ücretsiz ulaşabilirsiniz. Yazı ve görseller pratik araçlarla en çarpıcı biçimde sunulabilir.
Powtoon:
Projelerde tanıtım, yaygınlaştırma ve çarpan etkisi kalemlerinde animasyon oluşturulması amacıyla kullanılmaktadır.
Mobil Uygulamalar
Projede gerçekleştirilen faaliyetler ve çıktılar ile ilgili Android/IOS/ Windows tabanlı mobil uygulamalar klasik tanıtım faaliyetlerinin önüne geçmektedir.
Sosyal Medya Reklamcılığı
Sosyal Medya Platformları Facebook, Twitter, Pinterest, Linkedın gibi platformda reklam yayınlayın ve aktif kullanın!
Gökhan Turgut Ünal
Proje Yönetimi Okulu Koordinatörü
