Proje hazırlık aşamasında en çok kafa yoracağınız ve zaman harcayacağınız kısımlardan biri de faaliyet planı bölümüdür. Gerekçelendirmesi yapılan ve sorun/hedef analizi gerçekleştirilen projenin faaliyetleri yazımı projenizin değerlendirmesinde en yüksek puanlama alacak yerlerden biridir.
Faaliyet planlaması; belirlenen ana faaliyetler temelinde yan faaliyetler ile desteklenen, proje süresine göre düzenlenen bir yapıda olması gerekmektedir. Proje faaliyetleri; projenin genel ve özel amaçları doğrultusunda hazırlanmalıdır. Proje faaliyetlerinin başlıkları kısa ve net olmalı, gerekçelendirmeleri ayrıntıları ile amaçlar atıfta bulunarak yazılmalıdır.
Proje faaliyetlerinin başlangıcı genel olarak 2 faaliyet üzerine kurulur:
- Proje Ekibinin Oluşturulması
- Literatür ve Arşiv Taraması
Proje ekibinin oluşturulması, projede verilen kilit özgeçmişler bölümünde personel profiline göre hazırlanmalı, ve faaliyet kapsamında işe alım prosedürleri, proje yönetimi ekibinin esasları belirlenmelidir.
2. faaliyet olarak belirlenen “ Literatür ve Arşiv Taraması” faaliyeti ise proje konusu ile ilgili ulusal ve ulusal literatürün taranarak bilgi kaynağı oluşturulması ve arşiv çalışmalarının projeye entegre edilmesi sürecidir.
Bu iki faaliyet her projede bulunma zorunluluğu olmamasına rağmen projenizi güçlendirecek faaliyetlerdir.
Projenin diğer faaliyetleri ise faaliyet / zaman planlamasına uygun olarak yenilikçi, öğretici ve uygulanabilir olarak planlanmalıdır. Faaliyetin uygulanabilir olması projenin sürdürülebilirliği ve başarısı açısından önemlidir. Özellikle yapılacak eğitim faaliyeti, basın açıklaması ve kitlesel çağrı eylemleri gibi faaliyetler için proje dokümanında izin ve şartlar belirtilmelidir.
Proje faaliyetleri genellikle toplantı – eğitim – görünürlük faaliyeti – sonuç raporlaması sıralamasında gitmektedir. Ancak bu klasik faaliyet ön görüsü size artı bir puan kazandırmayacaktır, yenilikçi faaliyetler sunmanız proje değerlendirme aşamasında avantajınıza olacaktır. Bundan dolayı proje konunuzla ilgili iyi uygulama örneklerini taramanız ve yenilikçi faaliyetler üretmeniz yararlı olacaktır.
Proje faaliyetlerinizin gerekçelendirilmesi de önemli bir konudur. Faaliyetlerinizin proje amaç ve konuları ile ilişkilendirilmesi ve gerçekten bu faaliyetin gerekli olduğu ispatlanması gereklidir. Proje konunuz ve hedefinizden uzak bir faaliyet ön görmeniz hem proje başarınızı olumsuz etkileyecek hem de proje değerlendirmesinde düşük puanlamaya sebep olacaktır.
Proje faaliyetlerinin kapanış maddesi olarak da sonuç raporlaması / kapanış toplantısı / yaygınlaştırma gibi faaliyetleri kullanmanız uygun olacaktır.
Gökhan Turgut Ünal
Avrupa Birliği ve İş Geliştirme Uzmanı
