Proje yazımı ve yönetimi ilkeleri, proje döngü yönetimine bağlı temelde uygulanan ve sürdürülebilir ilkeler bağlamında oluşturulan yaklaşımdır. Proje yönetiminin en önemli bölümlerinden biri proje bütçesi ve buna bağlı olarak faaliyet planlamasıdır.
Faaliyet planlaması projenin süresi ve hedefleri doğrultusunda gerçekleştirilen, belirlenen soruna ne gibi faaliyetlerle ulaşılacağı ve hedeflerin ne gibi eylemlerle gerçekleştirileceği üzerine yapılır. Proje bütçesi; proje faaliyetlerine bağlı olarak hazırlanır ve uygulanması planlanır. Proje bütçesi hazırlanırken proje başvuru rehberi mutlaka incelenmeli ve bütçeleme ilkeleri üzerine notlar tutulmalıdır. Her proje çağrısında farklı bütçeleme ilkeleri ve esasları uygulanmakta, genel yaklaşımlar benimsense de her projede farklı uygun maliyet ve uygun olmayan maliyet kalemleri oluşabilmektedir.
Proje bütçesi ilkeleri incelendiğinde;
– Öncelikle proje maliyetleri hesaplanırken mutlaka güncel maliyetler üzerinden veri oluşturulmalı ve proforma faturalar alınmalıdır.
– Proje bütçesi hazırlanırken insan kaynakları maliyeti varsa alt limit ve üst limit proje rehberine göre belirlenerek gerçekçi bir maliyet oluşturulmalıdır.
– Proje bütçe kalemlerinde belirlenen her bölüm için gerekçelendirme yapılacağı için adet/miktar oranları gerçekçi ve açıklanabilir olmalıdır.
– Proje bütçesinde yer alan kalemlerin gerekçelendirilmesi proje faaliyetleri ile uyumlu ve gerçekleştirilebilir olmalıdır.
– Proje bütçesinde yazılan proje kalemleri KDV oranları ve vergi oranlarının yazılıp yazılmayacağı başvuru rehberinden mutlaka kontrol edilmelidir.
– Proje bütçesi yazımı aşamasında istisnai durumlar ve şartlar mutlaka incelenmelidir. Örnek vermek gerekirse; bir çok projede yurt dışı seyahat toplamı veya insan kaynakları toplam proje bütçesinin xxx oranını geçemez maddesi olabilmektedir.
En İyi Bütçe Planlama Örnekleri için Tıklayınız
Bütçe Hazırlanması Aşamasında En Çok Yapılan Hatalar;
– Faaliyet planında ön görülmeyen bir faaliyet için bütçe kalemi oluşturmak
– Proje bütçesinde ön görülen fiyatların piyasa fiyatlarının çok üstünde olması
– Projenin iç ve dış denetim unsurları için herhangi bir proje bütçesi ayrılmaması
– Proje başvuru rehberinde uygun olmayan maliyet kaleminin bütçede değerlendirilmesi. Örnek; proje başvuru rehberinde bina yapımı kalemleri uygun maliyet olarak kabul edilmemişse ve proje kapsamında proje bütçesinde
– Proje başvuru rehberinde yer alan proje teklifi minimum hibe tutarı ve maksimum hibe tutarı miktarlarına riayet etmemek, eş finansman oranında yanlışlık yapmak
Bütçe hazırlanması ve faaliyet planlaması konusunda sorularınız için info@abprojeyonetimi.com adresinden iletişime geçebilirsiniz.
Project Cycle Management Lessons – What is Problem Analysis?
Gökhan Turgut Ünal
AB Proje ve Girişimcilik Uzmanı
