Problemleri Kökünden Çözmek İçin 7 Harika Teknik

Sürekli aynı hataları mı yapıyorsunuz? Yanlış tercihler yapmayı alışkanlık haline mi getirdiniz? Hepimizin hayatında değiştirmek isteyeceği şeyler vardır ve bu çok normal!

Belki sürekli yanlış ilişkilerin içinde buluyorsunuz kendinizi ya da yemememiz gereken o çikolatalı pastaya dalıyorsunuz, belki de sürekli her yere geç kalıyorsunuz. Ya arabanız her hafta bozuluyor ya da akrabalarınızla sürekli sorunlar yaşıyorsunuz. Probleminiz ne olursa olsun çözüme ulaşmak için yapabileceğiniz bir sürü şey var.

Eğer nedenlerine inmek yerine belirtileri ortadan kaldırmak için çaba sarf ediyorsanız bilin ki sorunlarınızdan kurtulamayacaksınız. Canınızı sıkan şeylere karşı düşünmeden alalade verdiğiniz tepkiler kısa süreliğine sizi rahatlatabilir ama köküne inmediğiniz taktirde sorunlar sürekli kendini göstermeye devam edecektir.

Her Zaman Problemin Özüne İnin

Tepki göstermek sakin ve mutlu bir var oluşun en büyük düşmanıdır. Hemen tepki göstermek problemlerinize uzun vadede stratejiler geliştirmek yerine sizi sürekli onlarla boğuşmaya iter. Problemleri ortadan kaldırmak için planlı bir şekilde düşünerek hareket etmelisiniz.

Nedensel analizler ya da kök neden analizleri problemlerinizin asıl nedenini tanımlamanıza yardımcı olur bu sayede de onları tamamen ortadan kaldırabilirsiniz. Nedensel analiz aynı zamanda gelecekte muhtemel problemlerinizi belirlemede, güncel problemlerinizi çözmede ve problemi çözmek için hareket planı geliştirmenize de olanak sağlar.

Kök neden analizi yaptığınızda, bağlılığı ve nedenselliği ayırt edebilirsiniz. Bu analizi genelde güncel ya da geçmiş problemleri anlamak için düşünürüz, ancak hipotetik neden analizi sizin bir eylem gerçekleştirmeden önce sonuçlarını tahmin etmenizi sağlar.

Herhangi Bir Problemi Çözmek İçin Denenmiş ve Doğrulanmış 7 Teknik

Bu nedensel analizlerden birini kullanmak uzun vadeli bir sonuca ulaşmanızda sizi yardımcı olacaktır.

1. 5 Neden Analizi

En basit nedensel analizlerden biri olan bu methot,  kendinize 5 kere neden diye sormaktan ibaret. Problemi tanımlayarak başlıyorsunuz. Mesela ‘’Evim sürekli dağınık’’. Sonra kendinize durumun neden böyle olduğunu soruyorsunuz. Böylece problemin tamamına bir bakış açısı sağlayacak sorular zinciri oluşturmuş oluyorsunuz.

2. Pareto Analizi

Bazen 80/20 kuralı olarak da adlandırılan bu yönteme göre yaptığımız şeylerin %20’si sonuçların %80’inine neden oluyor.

Genellikle, ortada bir sorun olduğunda bu sorunun oluşmasında  ‘’önemli azınlar’’ diye adlandırılan bir kaç önemli faktör rol oynar. Ayrıca ‘’önemsiz çokluklar’’ da var ki bunlar da kötü bir alışkanlığın ya da sorunlu bir psikolojinin etkilerini derinleştirebilen daha küçük problemlerdir.

Bir çok insan aslında daha çok soruna neden olan ‘’önemli azınlar’’a odaklanmak yerine ‘’önemsiz çokluklar’’la uğraşmayı tercih eder.

Şekilde görebildiğiniz gibi, mavi renk olan eksenler bir yere geç kalma durumuna neden olan faktörleri içeriyor. Soldaki eksen ise geç kalma durumunun gerçekleşmesinin sayılarla gösterimi. Sağdaki eksen ise bu duruma karşılık gelen sayıların (soldaki eksenin) problemin totaline yüzdelik sayı olarak denk gelen karşılığını gösteriyor. Turuncu çizgi ise geç kalmaya neden olan faktörlerin birikimli yüzdeliğini temsil ediyor. Trafik, çocuk bakımı ve toplu taşıma açık bir şekilde geç kalmaya neden olan önemli faktörler. Eğer bir yere zamanında gitmek istiyorsanız bunlara odaklanmalısınız çünkü geç kalmaya neden olan en yaygın faktörler onlar. Biraz karışık gibi gözükse de, bu methodu görsel olarak kolay bir şekilde uygulamanıza yardımcı olan bir çok yazılım ve uygulama mevcut.

3. Başarısızlık Modu ve Etki Analizi

Birçok adımdan oluşan bu analiz size problemin kökünü gösterebilir aynı zamanda yeni bir şey denediğinizde karşılabileceğeniz diğer problemleri tahmin etmeniz için de etkili bir yöntemdir.

1. Problemi tespit ederek başlayın (asıl ya da tahmin edilen nedenler)
2. Başarısızlığa neden olan her şeyler belirleyin
3. Ne kadar sıklıkta başarısız olduğunuzu sorgulayın
4. Başarısız olmamak için aldığınız tüm önlemleri listeleyin
5. Bu önlemler işinize yaradı mı yaramadı mı analiz edin

Bu adımlara herhangi bir aşamada tekrar dönebilirsiniz. Bu metot özellikle bir prosedürü ya da bir planı yapılandırırken işinize yarayacaktır.

4. Hata Ağacı Analizi

Sorunların kökenini saptama amaçlı olan bu model güvenlik söz konusu ise en iyi seçenektir. Boolean cebiri bu modeli daha da çetrefilli kılabilirken, en basit seviyesinde sorununuzu adlandırarak işe başlayabilirsiniz. Sorunun altında, istenmeyen sonuçlar doğuran faktörleri içerecek kutular yaratacaksınız. Sizi potansiyel faktörler hakkında düşünmeye yönlendiren diğer modellerden farklı olarak hata ağacı analizi bilinene odaklanmanızı ve ondan anlamlar çıkarmanızı gerektiriyor.

5. Güncel Gerçeklik Ağacı (GGA)

Aynı anda birden fazla problemle uğraşmak zorunda kaldığınızda, GGA sorunlarınızın ne olduğunu ve aralarında ne tarz bağlantılar olduğunu anlamanızda etkili bir yöntemdir.

Örnek verecek olursak, mesela patronunuzun size sürekli kızgın olduğunu fark ettiniz, sıklıkla işe geç kalıyorsunuz ve genelde de işe yorgun gidiyorsunuz.

1. Kızgın patronunuz, geç kalmanız ve yorgunluğunuz. Bu etkilerin  her birini ağacınızın altına gelecek şekilde ayrı kutulara yerleştirin.
2. Ayrı ayrı her birine neden olan olası faktörleri düşünün ve bulduğunuz nedenleri kutuların altından dallar çıkararak yazın.
3. Birbirini etkileyen bu problemlerin her birini ‘’Eğer…o zaman’’ ifadesiyle analiz edin. Mesela ‘’Eğer patronum bana kızgınsa, o zaman bu benim işe geç gitmemle alakalı olmalı’’ gibi.
4. Güncel gerçeklik ağacınızdaki bulduğunuz fikirleri oklarla bağlayın.

Sonunda bulduğunuz faktörlerin zincirleme faktörler olduğunu fark edeceksiniz.

6. Hızlı Problem Çözümü Teşhisi

Bu tip nedensel analiz üç ana adımdan oluşuyor;

1. Keşfetme aşamasında, problemlerin köküne inebilmek için bilgi toplayın.
2. Araştırma aşaması sırasında, bu topladığınız bilgilere dayanan bir plan oluşturun.
3. Son olarak planınızı uygulamaya geçirin.

Eğer bu nedensel analiz tipinden yararlanmayı seçerseniz, problemi düzgün bir şekilde tanımladığınızı ve çözüm sürecinin beklenildiği gibi işlediğini garantilemek için aşamalarınızı periyodik olarak kontrol etmelisiniz.

7. Neden-Sonuç Grafiği ya da ‘’Balık Kılçığı’’ Grafiği

Bu grafikler, ister takım halinde ister bireysel çalışın probleminizi görselleştirmeye yarar.

Diğer modellerle de olduğu gibi, problemi tanımlamakla başlıyorsunuz. Bir yatay çizgi aynı bir balık kılçığı gibi grafiğinize ikiye bölüyor ki grafiğin adı da buradan geliyor. Daha sonra bir çok dikey çizgiyi omurgaya doğru yönlendiriyorsunuz.

Bu dikey çizgilerin her birinin başına soruna neden olan faktörlerin ana kategorisini yazıyorsunuz. Mesela, eğer sorununuz sürekli mutsuz olmak ise buna neden olan faktörler aile, iş ya da sağlık olabilir. Bu kategorilerin sorununuza nasıl etki ettiğini sorgulayın. Bunlar sizde oluşan belirtilerin nedenleridir. Ailenizden kaynaklanan mutsuzluk belirtiniz belki de partnerinizden uzaklaşmış hissediyor oluşunuz olabilir. Bulduğunuz kategorilerdeki nedenler hakkında yapabildiğiniz kadar beyin fırtınası yapmalısınız.

Grafiği bitirdikten sonra, problemlerinizin nereden kaynaklandığını daha iyi anlayacaksınız. Bazı kategoriler istenmeyen belirtilere diğer kategorilerden daha çok neden oluyor olabilir. Ayrıca kategorilerin birbirleriyle arasında nasıl bir bağlantı olduğuna da kafa yorabilirsiniz. Yılanın başını direkt kesmek yerine, problemin özüne inebilecek sistematik bir plan geliştirmiş olacaksınız.

Peki hangi metodu denemelisiniz?

Farklı seviyelerde istemeyeceğiniz kadar çok nedensel analiz metodu var. Eğer sorununuzla ilgili yeteri kadar bilgiye sahipseniz, Pareto analizi ya da hata ağacı analizi sizin için iyi birer seçenek olacaktır. Bazıları iş ya da bilişim sorunları için özellikle tasarlanmış olsa da bütün modeller çok farklı yelpazedeki birçok soruna adapte edilebilecek esnekliktedir. Bütün bu metotların ortak özelliği sorgu zinciri ve kendiniz üzerine düşünme gerektirmesidir.

Bir daha ki sefere sorunlarla uğraşmaktan hayatınızı yaşayamadığınızı hissettiğinizde, bu nedensel analizlerden birini ya da bir kaçını deneyin. Problemin özüne ulaştığınızda problem çözme yeteneğinizin nasıl etkili hale geldiğine şaşıracaksınız.

Dilay Doğru

Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı