Ofiste Zamanınızı Nasıl Daha İyi Yönetebilirsiniz?

Günümüzdeki iş yerleri dört ayrı nesil tarafından paylaşılıyor. Bunlar; sessizler, baby boomers (baby boom kuşağı), x ve y kuşağı. Her grubun farklı bir yaşam ve iş deneyimi vardır. Bir takım yeni stratejilerle birbirlerine ilham verebilirler. Genel bir tablo göz önüne alındığında, gruplar günümüz işçileri ve modası geçmiş işçiler olmak üzere ikiye ayrılır.

İş performansında çelişkilere yol açabilecek çeşitli zihinsel, psikolojik, fiziksel ve sosyal boyutlar gibi modası geçmiş ve modern işçiler arasında birçok fark vardır. Ancak zaman yönetimi tüm grupların daha üretken olmalarında bir zorluk haline gelmiştir.

Son günlerde zaman yönetimi sadece kişisel bir verimlilik sorunu değil, örgütsel bir konu haline geldi Zaman yönetimi ile mücadele eden sadece siz değilsiniz. Birçok büyük lider de kariyerlerinin başlangıcında zaman yönetimi ile mücadele etmiştir.

Verimliliğin babası Benjamin Franklin’i örnek alalım. Franklin başyazar, yayımcı, siyasetçi, bilim adamı, müzisyen, mucit, devlet adamı ve diplomattı. Otobiyografisinden hareketlerini ne kadar dikkatli planladığı açıkça anlaşılıyor. Franklin 20 yaşındayken verimliliği nasıl elde edebileceğini ve gerçekte verimliliğin ne anlama geldiğini merak etti.

 

Verimliliği artırmak için 5 ilkeyi günlük rutinine dahil etti;

• Zaman yönetimi
• Denge
• Teknoloji
• Tutarlılık
• Değerler

 

Bunların arasında günümüz çalışanları için en büyük zorluk ‘ZAMAN YÖNETİMİ’dir. Bahar 2019 İnsan Kaynakları Yönetimi Derneğine göre “çalışanların%70’i planlanan zamandan daha fazla ve hafta sonları da çalışıyor. Çalışanların yarısından fazlası bunun nedeni olarak “kişinin kendisine dayattığı baskı” demiştir.

Bir günlük zaman aralığının sizin yapmak istediğinizi yapmanız için yeterli olmadığını düşünüyorsanız, doğru yerdesiniz. Zamanınızı daha iyi bir şekilde yönetmenize yardımcı olmak için aşağıdaki birkaç değerli ipucuna bakabilirsiniz.

 

Günün en yaratıcı vaktini seç

Günümüz çalışanlarının çoğu gece baykuşlarıdır ve günün verimli zamanlarında tembeldirler. Günün yaratıcı enerji alanınızın faaliyete geçtiği zaman çerçevesinde aktif misiniz? Beden ve zihnin belirli aktiviteleri yerine getirmede daha iyi olduğu günün belli zamanları vardır. Vücut ritmi hakkında da bilinmeyen birkaç şey vardır. Şimdilik bunun üzerinde durmayalım.

Bazı sonuçlara göre günün ideal olmayan zamanlarında, günün en uygun zamanlarına göre devamlı olarak daha yüksek performans harcandığı görülmüştür. Bir yazar olarak odaklanmamın yüksek olduğu ve daha uyanık olduğum sabah saatlerinde yazmayı tercih ediyorum.

 

Sürekli egzersiz yapın ve sağlıklı beslenin

Gün içindeki yoğun programınızda egzersiz yapmaya zamanınız kalmayabilir. Ancak günlük egzersiz için devamlı zaman ayırmak gerçekten önemlidir. İstikrarlı bir şekilde pratik yaparsanız daha fazla iş üretkenliğine ve sağlıklı bir yaşam tarzına sahip olmanın ne kadar ciddi olduğunu bileceksiniz. Egzersiz yaparak stresinizi azaltmanıza ve çalışmalarınızda yaratıcı bir plana sahip olmanıza yardımcı olabilir, gün boyunca aktif kalmasını sağlayacak zihninizi temizleyebilirsiniz.

Sadece düzenli egzersiz değil, sağlıklı beslenme de daha fazla verimlilik için önemli bir rol oynar. Sağlıklı bir diyet uygulamamanız metabolizmanızı yavaşlatabilir ve üretkenliği azaltabilir. Bu yüzden sağlıklı beslenin ve her gün egzersiz için zaman ayırın. Tüm bunlar, sırayla parlak fikirler üretmenize ve iş yerinde daha iyi sonuçlar elde etmenize yardımcı olacaktır.

 

Her şeyi takip etmek için bir proje yönetimi aracı kullanın

Günümüz yöneticileri çeşitli görevleri, kaynakları, başvuruları, zamanında teslimatları ve diğer birçok şeyi takip etmekte büyük zorluklar çekmektedir. Çoğunlukla işleri yönetmek için çok zaman harcayan proje yöneticileri bu durumla karşı karşıya gelmektedir. Uygun proje yönetiminin yapılması organize olmanıza yardım edecek ve zaman yönetiminin büyük bir parçası olacaktır.

Proje yönetmenin püf noktası hayatınızı çok daha kolaylaştıracak ProofHub gibi araçları kullanmaktır. Projenin etkili bir şekilde planlanmasına, kusursuz iş birliğine ve dengeli şekilde düzenlenmiş görevlere yardımcı olacaktır. Her şeyi zamanında yapmak, zamanı takip etmek ve tahmini bir zaman belirlemek önemlidir. Tabi bir proje yönetimi yazılımı kullandığınızda bunu yapma olanağınız çok daha kolay olur.

 

 

Yeterli uyku

Eğer uykuyu atlayarak ya da yetersiz uyku saatleriyle işleri daha iyi bir şekilde yapabileceğinizi düşünüyorsanız, tamamen yanılıyorsunuz. Verimliliği artırmak için uykusuzluk çok kötü bir fikirdir. Herkesin zihninin en iyi şekilde çalışması için günde 7 ila 8 saat uyuması önemlidir. Ancak bundan daha fazla uyumak da sağlığınızı olumsuz yönde etkileyebilir.

Yani işleri daha verimli hale getirmek için iyi uyku alışkanlıklarını benimsemeli ve yeterli bir uyku almalısınız. Böylece görevlerinizi yerine getirmek için fiziksel enerjinizi en uygun seviyeye taşıyacaksınız.

 

 

 

İnternette geçirdiğiniz zamana dikkat edin

Verimlilik ve kötü zaman yönetimindeki en büyük boşluklardan biri internette gezinmeye harcanan zamandan kaynaklanmaktadır. Her ne kadar teknoloji günün önemli ve göz ardı edilemez bir parçası olsa da internette çok fazla zaman harcamak da aynı ölçüde kötüdür. Yapabileceğiniz şey internette rastladığınız ve zaman geçirmek istediğiniz sayfaları işaretlemektir. Saklayıp sonradan okuyabilirsiniz. Böylelikle bu ilginç sayfaları özlemeyecek ve işinize geri döneceksiniz.

Ayrıca işteyken sosyal medyada gezinmek için zamanınızı boşa harcamayın. Kesinlikle verimliliğinizi engelleyecek ve odağınızı saptıracaktır. Bu faaliyetler için ne kadar zaman harcandığınızı kontrol edin ve daha iyi zaman yönetimi için minimuma indirin.

 

 

“Hayır” de

Bütün isteklere evet diyen insanlar kendileri için başarısızlığa uğramanın bir yolunu arıyorlar. Verimliliğinizi engelleyebilecek ve uzmanlığınıza aykırı olan görevlere HAYIR demeyi öğrenmeniz gerekir. Evet demek sadece iş-yaşam dengenizin acı çekmesine neden olmak demektir.

Yalnızca sizin için önemli olduğunu bildiğiniz sorumlulukları seçin ve onlar için zaman ayırın. Aksi takdirde zaman kaybetmeden verimli işlerinize odaklanmaya devam edin.

 

Daha küçük görevlere ayırın

Büyük projeleri nasıl ele alıyorsunuz? Uzun vadeli projeleriniz sıraya dizilmişse ve nereden başlayacağınız konusunda hiçbir fikriniz yoksa işlerinizi daha küçük görevlere ayırın. Böylece işleriniz zamanında tamamlanabilir ve bir seferde halledebilirsiniz. Projenin daha yönetilebilir hale geldiğini göreceksiniz. Ayrıca stres ve ertelemeyi de önleyebileceksiniz.

Böylece hedef noktasına daha kolay ulaşabilecek ve projenizin ilerleyişinin daha fazla farkına varacaksınız. Bu şekilde şaşırtıcı sonuçlar doğuracak, aynı zamanda endişe gibi sorunlardan kaçınmış olacaksınız.

 

 

Plan yapın

Gün içinde ne yapacağınız konusunda net bir fikir sahibi olmadan yeni bir göreve atlamayın. Faaliyetlerinizi gün için planlayın. Böylece bir görevi tamamlayıp diğerine geçersiniz. Öncelikli görevlerin bir listesini yaparak gününüzü bir gece önce planlayabilir ve bekleyen görevlerin olup olmadığını görebilirsiniz. Ya da sabah ilk iş olarak kalan görevleri veya bir gün içinde başlayıp bitirebileceğiniz yenilerini toparlayabilirsiniz. Bu şekilde işinizi yapmaktan zevk alırsınız ve üretken olmayan gününüz bile çok verimli bir güne dönüşür.

 

 

Çoklu görevden kaçının

Günümüz çalışanları çoğunlukla bu çoklu görev tuzağına düşüyorlar. Çoklu görev yapmanın verimliliği nasıl azalttığı hakkında hiçbir fikirleri yok. Çoklu görev aslında bir kerede bir şeyleri batırmanın sanatı olarak kabul edilir. Aynı anda yapmayı deneyeceğiniz proje sayısının çok fazla olduğu bir gerçek ve dahası hiçbir şey yapmadan bitirmeniz şanstır. Bu nedenle bireysel görevlere tek tek odaklanmaya çalışın, bu şekilde masadaki her şeyi daha etkili bir şekilde tamamlayacaksınız.

Çoklu görevden kaçının, verimlilik düzeyinizin iş kalitesindeki artışla birlikte nasıl yükseldiğini göreceksiniz. Birkaç görevi başarabileceğinizi düşünebilirsiniz. Ancak aslında beyniniz tüm görevler için düşüncelerin düzenlenmesine izin vermeyecek ve orijinal göreve tekrar odaklanmanız daha uzun sürecektir.

 

Göreve odaklan

Bir görevi yaparken günün ilerleyen saatlerinde yapmanız gereken işleri düşünmeyin. Telefonunuzu çalışırken fazla kullanmayın, en büyük dikkat dağıtıcılardan biridir. Tüm odağınızı belirli bir süre içinde bitirilmesi için ayrılmış görevlerinize adayın. Zihninizin dolaşmasını önlemek istiyorsanız bazı ortam müziklerini dinleyebilirsiniz.

Yukarıdaki tüm noktalar etkili olmanıza yardımcı olacak ve farklı durumlara güçlü bir şekilde erişebileceksiniz. Bu ipuçlarını uygulamaya koymanız için size iyi şanslar diliyorum. Zaman yönetimi, zamanın doğru kullanılması ve iyi sonuçların alınmasıdır. İşinizde mutluluk bulmanıza yardımcı olur ve yaptığınız işin tadını çıkarırsınız. Günün nasıl değiştiğine şaşıracaksınız ve çok daha fazla takdir edilecek

 

Hilal Suna

Proje Yönetimi Okulu Editörü