E-postalarla, sayısız toplantılarla ve birçok işi aynı anda yapmaya çalışmakla uğraşırken, zamanımızı en verimli şekilde kullanamıyoruz ve zaman yönetimini yapamıyoruz. Peki ya, zamanımızı en iyi şekilde kullanmak için başka bir yöntem denesek?
Bu yazımızda meşgul insanların daha verimli ve üretken olmasını sağlayabilecek 8 tüyo vereceğiz.
1- Zamanını Denetle
Zamanınızı kontrol altına almak istiyorsanız, ilk adım vaktinizi nasıl harcadığınızı anlamaktır. Size göre, neyin işe yarayıp, neyin yaramadığına dair bir netlik elde edemezseniz, bu konuda bir değişim sağlayamazsınız.
Bu yüzden, her bir proje ve görev için ne kadar bir değer yüklediğinizi gözden geçirerek, büyük resme ulaşmaya çalışın. Yapılacak işleri basitleştirerek, her bir görev ve projenin sizin için gerçekte ne kadar önem arz ettiğini bir yere not alın. Böylece zamanınızı verimli kullanıp kullanmadığınızı çok hızlı bir şekilde anlayabilirsiniz.
Size önerim, bu pratiği yedi gün boyunca yapmaya çalışın.
Zaman Denetimi Nasıl Yapılır?
- Boş bir kâğıt alın
- En üst kısmına tarihi yazın
- Kâğıda aşağı doğru üç tane çizgi çizin
- Birinci kolonun başlığı “Yapmaktan en çok hoşlandığım işler” olsun
- İkinci kolonun başlığı “İyi yaptığım işler” olsun
- Üçüncü kolonun başlığı ise; “Çok sevmediğim işler” olsun.
Yapmaktan En Çok Hoşlandığım İşler kısmına; en sevdiğiniz, en başarılı olduğunuz ve genellikle başarıyla sonuçlanan işleri yazabilirsiniz.
İyi Yaptığım İşler kısmına; yapmaktan hoşlandığınız, iyi sonuçlar aldığınız ama genel olarak kendini tekrar eden ve bir başkasının da o işi sizin kadar, ya da sizden daha iyi yapabileceği işleri yazabilirsiniz.
Çok Sevmediğim İşler kısmına; sizi yaparken heyecanlandırmayan, genellikle iyi sonuçlar almadığınız işleri yazabilirsiniz.
Yaptığınız her bir görev ya da proje için sizin için ne ifade ediyorsa kolonlara yerleştirin. Bu yerleşimi yaparken projenin adını ve ne kadar süre harcadığını yazmayı da unutmayın. Bu 7 günlük pratiğin sonunda da, tüm proje ve görevler için toplam ne kadar zaman harcadığınızı not alın.
Bu pratiği yapmak için, kağıt yerine Toggle ya da Harvest isimli uygulamaları kullanabilirsiniz.
Bu egzersiz gözünüzü açarak, her bir görev için ne kadar zaman harcadığınızı ortaya serecektir. Bu pratiğin sonunda zaman yönetiminizi daha verimli yapmanızı sağlayacak yollar arayın ve size en çok keyif veren işlere nasıl daha çok vakit harcayacağınızı kendinize sorun.
2- Zaman Yönetimi Hedefleri Koyun
Net bir vizyonunuz ya da hedefiniz olmadan, dikkatinizin dağılması daha kolay olacaktır. Nerede olduğunuzu ve nereye ulaşmak istediğinizi netleştirerek, zamanınızı hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak ve aynı zamanda sevdiğiniz ve sizin için önemli olan işlere yoğunlaştırmak sizin için daha kolay olacaktır.
Özel, ölçülebilir hedefler belirleyerek, hayalinizdeki geleceğin neye benzediğini tanımlayabilir ve bu hayale ulaşmak için kendi planınızı ve yolunuzu oluşturabilirsiniz.
Bu yolu oluştururken; varış noktanız, kaynaklarınız, hangi insanların sizinle olduğu ve zaman yönetimi konusunda net olun.
Neyi iyi yaptığınız ve neyin sizde büyük etkiler oluşturduğunu anlayarak, zamanınızı en iyi nasıl yöneteceğiniz ve hedeflerinize nasıl ulaşacağınız konusunda bir netlik oluşturabilirsiniz.
Zaman yönetimi konusunda ustalaşmak, sizin nasıl değişiklikler yaptığınız ve bu değişiklikleri yaparken sizin daha da verimli olma konusunda kimin yardım ettiği ile ilgilidir.
Hedef belirlemek, zaman tasarrufu sağlamak, iş yoğunluğunu ve yapılacak işleri ertelemenizi azaltmak için size gerekli olan iradeyi ve motivasyonu sağlayacaktır.
90 günlük hedefler belirleyin ve bu 90 gün sonunda performansınızı gözden geçirin. Neyin işe yarayıp, neyin yaramadığına bakın ve ardından bir 90 günlük daha hedef belirleyin.
3- Önemsiz İşlerle Zaman Harcamayın, Sevdiğiniz işlere yoğunlaşın.
Zaman denetimini tamamladığınız zaman, hangi aktiviteye, ne kadar zaman ayırdığınızı anlarsınız. Ve bunun sonucu olarak, güçlü yanlarınızı ve sizin için önemli olan işleri daha iyi anlayıp, onların üstüne daha çok giderek daha da geliştirebilirsiniz.
Bazen, sevmediğimiz bir işe gereğinden fazla yoğunlaşırız ve aslında yapmayı sevdiğimiz işlerden uzaklaşırız. Yapmayı sevdiğimiz işlere daha çok yoğunlaşırsak ve üstünde daha çok çalışırsak, kaybettiğimiz tüm o zamanları geri almayı başarabiliriz. Bunun için, enerjinizi ve en yaratıcı düşüncelerinizi nereye vermek istediğinizi iyi düşünün.
Bu tüyoları kullanmayı deneyin;
– Yukarıda bahsettiğim 90 günlük pratiğin içindeki “Çok sevmediğim işler” kısmından 3 projeyi ya da görevi hayatınızdan çıkarmayı deneyin.
-“Yapmaktan en çok hoşlandığım” işler kısmında 3 maddeyi hayatınıza sokmayı deneyin
-“İyi yaptığım işler” kısmındaki 3 maddeyi hayatınızda daha çok yer verin.
4- Öncelik Vermeye Başlayın
Zamanınızı nasıl harcamak istediğiniz ve gelecek hedefleriniz konusunda net ve istekli olduğunuzda, hedeflerinizi gerçeğe dönüştürmek için yapacağınız ilk şey, önceliklerinizi belirlemektir.
Eğer önceliklerinizi belirlemezseniz, yapmak istediğiniz işe odaklanmada güçlük çekebilirsiniz, dikkatiniz dağılabilir ve ertelemeye başlayabilirsiniz.
Eğer yapılacaklar listenizde 20 tane madde varsa, bu maddeler içinde kaybolur ve yapacağınız şeyleri asla yapamazsınız, hatta ve hatta bu maddeler zamanla daha da uzar gider…
Eğer aşırı meşgul biriyseniz, zamanınızı yönetmenin anahtarı, odaklanmak ve ulaşmanıza yardımcı olacak faaliyetlere öncelik vermektir.
Zaman yönetimini sağlamak için, öncelik verdiğin en fazla 5 şeyi, yapılacaklar listenize yazmalısınız.
Bunları tamamen tamamladıktan sonra diğer önceliklerini belirleyip, yapılacaklar listenize yazabilirsiniz.
Böylelikle, gerçekten önem verdiğin işlere odaklanarak, dikkatinin dağılmasını engelleyebilirsiniz.
5- İlk Olarak En Önem Verdiğin Şeyi Yap
Etkili bir zaman yönetimi için ilk yapmanız gereken, kendinize; “Bugün tamamlamam gereken en önemli iş nedir?” diye sormaktır.
Bu sorunun cevabını netleştirdikten ve tamamlamaya kararlı olduktan sonra, o işi tamamlamaman için hiçbir sebep yoktur.
Kendimize sorduğumuz bu soru, dikkatinizin dağılmasını ve günlük kaosun içinde kaybolup gitmenizi engelleyecektir.
Neden mi? Güne başlamadan önce, kendi özgür iradenizle, içinizden gelerek bu soruya cevap verdiniz. Ve inanın, iradeniz de bu kararı uygulamanız için yeterli olacaktır.
Yapılacak en önemli işin, potansiyel müşteriler ile görüşme ya da bir sunuma hazırlanmak olarak belirlediyseniz, sabah, ilk olarak belirlediğiniz en önemli işi yapın.
Aynı anda birden fazla iş yapmaktan kaçının. Bir seferde bir projeye odaklanın ve tamamlayana kadar üstünde çalışın.
En önem verdiğiniz işi, ne olursa olsun o gün içinde yaparsanız, önemli bir şey yapmadığınız bir gününüz bile olmaz.
Bu tüyoları kullanarak zamanınızı en verimli şekilde değerlendirebilirsiniz.
6- Güzel Bir Sabah Ve Akşam Rutini Yarat
Eğer kendinizi fiziksel ve zihinsel olarak yükseltirseniz, kendinizi daha üretken ve yapmak istediğiniz aktiviteye daha odaklanmış bulacaksınız. Kendinize bir sabah rutini yaratmak, ulaşmanız gereken günlük hedeflerinize daha çok odaklanmanızı sağlayacak ve sizi gün boyu daha enerjik kılacaktır. Günlük, başarmak istediğiniz her bir hedef için 60-90 dakika “Yüksek Performans” zamanı ayırın. Sağlıklı bir kahvaltı yapmak, kitap okumak, meditasyon yapmak, yürüyüşe çıkmak… Hangi aktivite ya da hedefi kendinize koyduysanız o hedef için zaman harcayın ve önceliklerinizi iyi belirleyin.
Odaklanmak istediğiniz ilk şeye karar verin, o hedefi tamamlayana kadar ilk başta onu yapın. Çünkü hedeflerimize ulaşmak özveri ve devamlılık gerektirir.
İlk başta zorlanmanız çok normal. Bu aynı spor yapmaya başlamak gibidir, zamanla yapması kolaylaşır.
Eğer verimliliğinizi iki katına çıkarmak istiyorsanız, sabah rutininizi desteklemek için akşam rutini de oluşturun.
Her akşam, kendinize 15 dakika ayırarak günün değerlendirmesini yapabilirsiniz. O gün gerçekleşen en güzel 3 şeyi bir kağıda yazın. Mesela bunlar; iyi geçen bir toplantı, gün içinde aldığınız övgüler ya da size güven veren ve pozitif hissettiren duygular olabilir. Bu alıştırma da başardığınızı gördüğünüz her için minnettar olmanızı sağlayacaktır.
Bu alıştırmaya ek olarak, ertesi gün yapmak için önceliğiniz olan 3-5 hedefi yazın. Bunu yapmanız size ertesi gün ne yapacaklarınıza dair motivasyon sağlayacaktır.
Bu alıştırmanın son ayağı olarak, her cuma günü yaklaşık 30 dakikanızı ayırarak, gelecek hafta için yapılacaklar ve önceliklerinize dair bir liste hazırlayın.
7- Zamanı Bölerek Çalış
Daha fazla özgür olmak için, hislerimizin ve stresin kontrolünü elinize almanız için ve zamanınızı daha verimli yönetebilmek için, aynı anda birden fazla işi yapmaktan ve bir işten diğerine sıçramaktan kaçının.
Bunun yerine, işlerinizi 60/60/30 olarak parçalara ayırın. Peki bu 60/60/30 prensibi nedir?
50 dakika çalışıp, 10 dakika ara verdiğiniz iki setten sonra, yarım saat mola yapmak şeklinde çalışır. Bu yarım saatlik molaları da yürüyüşe çıkarak ya da kitap okuyarak geçirebilirsiniz.
Bu strateji, gün boyunca enerjinizi verimli kullanmanızı ve gerçek hedeflerinize ulaşmanızı sağlayacaktır.
8- Kendine Zaman Ayır
Gün içinde başardığın küçük ya da büyük başarıları kutlamak için, ne kadar sıklıkla kendine zaman ayırıyorsun?
Kimileri için uzun saatler çalışıp, mümkün olan en fazla işi halletmek bir başarı ölçütüdür.
Fakat bunu sürekli yapan bir insan, muhtemelen bir süre sonra tükenmişlik hissine kapılacaktır.
Zamanı verimli bir biçimde kullanmak, işlerinde kolaylık, hedeflerinize ulaşmanız için gerekli vakit ve kendinize ve önemsediğiniz insanlarla geçirebileceğiniz ekstra zaman olarak geri dönecektir.
Stratejik Koç’un ( Strategic Coach) kurucusu Dan Sullivan, zamanınıza, enerjinize ve yaratıcılığınıza odaklanarak, en iyi sonuçlar alacağınız, benzersiz bir zaman yönetimi sistemi yarattı.
Bu sistemde, bir gece yarısından, diğer gece yarısına, toplam 24 saat edecek şekilde, gün içinde işinizle alakalı hiçbir aktivenin yer almadığı “Özgür Gün” oldukça önemlidir.
Bu bahsettiğim “Özgür Gün’ün” amacı, insanların verimliliğini ve yaratıcılığını arttırabilmeleri için onları canlandırmak ve enerjilerini yükseltmektir.
Genellikle insanlar, kendi zamanlarının değerini anlamadıkları ve önceliklerini belirleyemedikleri için, yeterli zamana sahip olmadıklarından bahsederler.
Zamanımızı nasıl kullanmak istediğimizi kendi seçimlerimizle yaparız. Aslında, zamanın üzerinde oldukça kontrol sahibiyiz. Bu kontrol tamamen olmasa da, zamanımızı kısmen kontrol etmemiz oldukça mümkündür.
Yukarıda bahsettiğimiz, zamanı etkili kullanmaya yarayan stratejilere bir şans verin. Eğer içlerinde sizin için yararlı olabileceğini düşündüğünüz pratikler varsa, bu pratikleri 90 gün boyunca uygulayın. Kişisel ve iş hayatınızdaki farkı siz de göreceksiniz.
Ece Tulca
Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı
