İyi bir yönetici olmak, verimli bir takım işletmek için bir ön koşuldur, ancak bir takımın verimli olmasının tek nedeni bu değildir. Hayır. Bir takımın verimli olmasının nedeni tek bir kişiye bağlanamaz, bunun yerine takımlar arası dinamiklerin, optimize edilmiş süreçlerin, yapılandırılmış takım katılımlarının ve tüm takımın zaman ve kalite bilincinin zihniyetinin sonucudur.
Peki ekibini oraya nasıl götürürsün?
İlk önce, sözlüğün ne dediğine bakalım:
Verimlilik – sıfat
- (bir sistemin veya makinenin) harcanan minimum masraf ve boş çaba ile maksimum üretkenlik sağlamasıdır.
- (bir kişinin) iyi organize edilmiş ve yetkin bir şekilde çalışmasıdır.
Gördüğünüz gibi, verimlilik hem birey hem de sistem (takım) seviyesinde uygulanabilir.
Bunu iş ortamı ile ilişkilendiren verimli ekipler, zaman, enerji ve para harcamadan mümkün olduğunca kaliteli çıktılar üretmek için ortak bir hedefe doğru birlikte çalışan, yetkin bireylerden oluşan organize bir gruptur.
İşte ekibinizin mümkün olan en kısa sürede harika çalışmaları yapmasına yardımcı olmanın en iyi 13 yolu.
1.Süreçlerinizi Optimize Edin
Ekibinizle herhangi bir şey yapmadan önce, ekibinizi etkileyen ve ekibinizden etkilenen süreçlerin optimum olmasını sağlayın. İşte tam burada, ekibinizin sorumlu olduğu her görev için yapılması gerekenler hakkında adım adım bir akış hazırlamanın yararlı olacağını göreceksiniz.
Günlük iş akışındaki verimsizlikleri gidermenize yardımcı olan ne olursa olsun mesela diyagramlar. Her görevde bir adımı tamamlamak için bir zaman ve algılanan çaba belirleyin, böylece boşlukları, tıkanıklıkları veya beceri sorunlarını tanımlayabilirsiniz.
İpucu! Bu görevi, her alanda veya görevde fazlaca liderlik yapan, yöneten veya çalışan kişilere devredin. Bu, ekibinizin yeni bir süreç formülasyonuna dahil olduğunu hissetmelerine yardımcı olacak ve daha verimli bir süreç oluşturmanın yollarını düşünmelerini sağlayacaktır.
2. Ekibinizi Eğitin
Abraham Lincoln’ün dediği gibi:
“Bir ağacı kesmek için altı saatim olsaydı, ilk dört saati baltayı keskinleştirmek için harcardım.”
Büyük işletmelerin yeni işe alımlar için çok fazla zaman harcamasının bir nedeni var. İşe yarıyor.
Yeni işe alımlarınızı herhangi bir yeni görev ve girişimde serbest bırakmadan önce keskinleştirin ve görev tamamlama işlemlerini çok daha kolay ve hızlı bir şekilde yapmalarını sağlayın.
İpucu! Yeni işe alınanları yeni görevlerinde direkt kaybetmeden önce sistemleriniz ve süreçleriniz hakkında bilgi verin. Yapılabilecek herhangi bir gelişme görüyorlar mı? Yeni işe alımlar, zihinsel olarak taze bir yaklaşımda olma eğilimindedir, fakat bununla beraber daha önceki rollerini, eğitim ve yaşam deneyimlerinde edindikleri bilgileri de beraberinde getirmekteler. Tabii mantıklıysa, kullan!
3.Düzenli Olarak Buluşun
Her takım farklıdır ve bu nedenle düzenli olarak toplantı yapmak farklı takımlar için farklı anlamlara gelebilir.
Kural olarak, aynı konuyu tartışmak için haftada birkaç kez buluşmamaya çalışın. Takımınızın işleri halletmek için zamana ihtiyacı var. Toplantılar herkesi hızlı bir şekilde toplamanın en iyi ve en etkili yolu.
İpucu! Takımınız için en uygun olanı görmek için farklı toplantı stillerine başvurun. Bazı takımlar, bir gün içinde yapılması gereken her şeyden bahsettikleri bir sabah “stand-up”ı yapmak ister. Daha yakın birlikte çalışan diğer tarz ekipler haftada bir kez bir toplantı yapmayı tercih eder. Farklı yaklaşımlar deneyin ve ekibinizin% 1 verimlilik artışı istediğinizi bildiğinden emin olun.
4.Önce Büyük Kayalara Odaklanın
Bu günlerde, uğraşmak için her zaman çok iş var ve yeterli zaman yok. Takımınızın ilk önce büyük görevleri yerine getirmeye ve uygun zaman olduğunda daha küçüklere ulaştırmaya odaklatın.
İpucu! Çoğu insan, küçük başarıları tamamlamanın cazibesine kapılır, çünkü başarılarını ve yeteneklerini yöneticilere daha hızlı bir şekilde rapor etme imkanı verir. Düzenli olarak küçük işler üzerinde çalışmayı tercih eden ve performansın bir rekabet olmadığını düşünen ekip üyelerine dikkat edin.
5.Organize kalmak için Görev Yönetimi Yazılımını kullanın
Kalem ve kağıtla yapabileceğin çok fazla şey var. Günlük veya kağıda dayalı yapılacaklar listesi sizin için harika olsa da, ekibiniz için bir baş ağrısıdır.
Notları bulmak zor olabilir, listeler sık sık tekrarlanır ve ekibinizin çoğu onu görmez. Ekibinizin döngüde kalmasına yardımcı olmak için, herkesin her yerden erişebileceği çevrimiçi yazılımı kullanın.
İpucu! Takımınıza, iş hayatınızı kolaylaştırmak istediğinizi ve araç seçimine dahil edilmelerini istediğinizi açıklayın. Sadece görevleri kaydetmek için bir yere ihtiyacınız varsa, Trello, Jira ve Asana gibi araçlara göz atın.
6. Takım Kompozisyonunuzu Analiz Edin
Ekip kompozisyonunuzu anlamak, verimlilik yaratmak için çok önemlidir.
Takımınıza hem bireysel olarak hem de bir grup insan olarak bakın. Hangi beceriler takım düzeyinde gösterilir? Bireysel ekip üyelerinin paylaşabileceği veya öğretebileceği beceriler var mı? Kim kilit bir beceriyi kaçırıyor?
Takımınızdaki eksiklikleri fark ettiğinizde veya üzerinde çalışacak bireyleri belirlediğinizde, bununla nasıl başa çıkacağınıza dair bir eylem planı hazırlayın.
İpucu! Eksiklikler zayıflık değildir, sadece takımınızın henüz sahip olmadığı yeteneklerdir. İnsanların sürekli devam eden bir süreçte olduklarını ve kendi gelecekleri için merdivene tırmandıklarını hissetmeleri gerekir. Ekibinizi olumsuz çağrışımlarla etiketlemekten kaçının, aksi takdirde onlara saygı duymadığınızı veya gereksiz olduklarını hissedebilirler.
7.Eğitim Sağlayın
Bir beceri açığı belirlerseniz, ekibinizi eğitim için gönderin. Bu durum, ekibinizin yeni bir beceri seti kazanma konusundaki istekliliğinizi takdir edecek ve ekibinizin verimliliğini eşzamanlı olarak artıracaktır.
İpucu! Ücretsiz kurs veren ücretsiz çevrimiçi üniversiteler var ancak sınavlara girmek ve kalifikasyon almak için ödeme yapmanız gerekiyor. İşletmeniz sponsor olmak istemiyorsa, yeni becerilere sahip olmak için aç olan ekip bu bilgi sizi cezbedebilir.
8.Doğru İnsanları İşe Alın
Takımınızı yeterince geliştiremezseniz, belirlediğiniz beceri boşluğunu doldurmak için yeni bir kişiyi işe almanız gerekebilir. Bu kişinin mevcut ekibinize uyup uymayacağına ve ekibinizin dinamiği üzerinde ne gibi bir etkisinin olacağına özellikle dikkat edin – her iki yönde de olabilir.
Bu sadece doğru becerilerle ilgili değil. Etkin ekipler, doğru becerilerin ve bununla beraber olumlu bir ekip dinamiğinin birleşiminden oluşur.
İpucu! Doğru insanları işe almak kendi başına bir beceridir, bu yüzden eğer süreçte yeniyseniz, size yardım edecek tecrübeli birisinin olması yararlı olabilir. Doğru çağrıyı yapmanıza yardımcı olmak için meslektaşlarınıza veya dışarıdaki bir uzmana yaslanmaktan korkmayın.
9.Takım Amacınızı Tanımlayın
Etkin ekipler işletmeye ne gibi yararlar sağladıklarını bilir. Ekibinizin sistemde nereye uyduğunu bilmesini sağlayın, böylece onları şirket yapısının geri kalanıyla bağlayabilirsiniz. Bu, ekibinizin çıktılarının ve işlerinin öneminin farkında olmasını sağlar.
İpucu! İnsanlar, günlük işlerinin şirketin büyümesine nasıl katkıda bulunduğunu ilk elden duymayı mesela bir şirketin CEO’sundan duymayı severler.
10.Karşılıklı bağımlılığın önemini vurgulamak
İnsanlar mağaralarından çıktıkları ve birlikte çalışmaya başladıklarından beri, ilk önce başkalarından ayrı büyük bir başarı ya da proje yapamayacağının farkına vardık.
Ekibinizde bireylerin başarısının, bir başkasının başarısına bağlı olduğunu fark edildiği bir ortam yaratmak, ekibi birbirleri için çalışmaya teşvik etmenin harika bir yoludur.
Uzun Lafın Kısası
Verimli bir ekip işletmek, son damlasına kadar kuru ineği sağmakla ilgili değildir. Bu, ineğe ve gereksinimlerine proaktif olarak bakmakla ilgilidir.
Onları bir yapıyla güçlendirin, uygun bir şekilde becerilerini geliştirin, mükemmelleşmek istedikleri bir ortam yaratın, başarılarını fark edin ve ekibinizin daha da yükselmesi için bu% 1’lik iyileştirmelere açık olun.
Gamze AYDIN
Proje Yönetimi Okulu Editörü
