Görevlerimizi zamanında ve tam bir şekilde bitirmek zaman zaman ulaşılmaz bir hedef gibi görünebilir. Genel olarak sosyal medyanın, mobil oyunların ve internetin cazibesiyle – ofiste insanların sürekli telaşını da es geçmemek lazım – işteki aksaklıklara ve dikkat dağıtıcı şeylere avlanmak kolaydır.
Peki bu konuda ne yapabiliriz? İş yerinde nasıl verimli olunur?
Rahatsızlıkları ve sapmaları tamamen ortadan kaldırabilecek kusursuz bir sistemimiz olmasa da, verimlilik seviyenizi artırmak için uygulanabilecek 9 temel kuralımız var.
İş üretkenliği ile ilgili ipuçlarımızı öğrenmek için 5 kuralı elinizden geldiğince uygulamaya çalışın!
Üretken Olmak Ne Demektir?
“İşyerinde nasıl üretken olunur?” sorusu, dünyanın dört bir yanındaki çalışanları ve işverenlerin kafasını meşgul eden eski bir soru. Nerede çalıştığınıza ve ne yaptığınıza bakılmaksızın, herkes her zaman daha verimli ve etkili olmak için yeni yollar aramaktadır. Fakat üretken olmak aslında neyi gerektiriyor? Listenizde daha fazla iş yapmak veya daha uzun saatler çalışmak, mutlaka daha üretken olduğunuz anlamına gelmez. Bu sadece daha fazla meşgul olduğunuz anlamına gelir ve üretkenlik meşguliyetle karıştırılmamalıdır. Verimlilik, mümkün olduğunca kısa sürede etkili sonuçlara ulaşmak anlamına gelir ve sizi serbest bir şekilde eğlenmek için daha fazla zaman ayırır. Daha zekice değil, daha akıllıca çalışmayı gerektirir. İşlemleri dizayn etmek, iş akışlarını hızlandırmak ve kesinti şansını azaltmak anlamına geliyor. Verimlilik, mevcut çalışma biçiminize bakarken, darboğazları, kusurları ve engelleri tespit ederken ve sonra da iyileştirme yolları bulurken elde edilir. Kısaca verimli olmak tek bir etkene bağlı değil, birbirini etkileyen bir çok etkene bağlıdır!
İş yerinde Üretken Olmanın 5 Temel Kuralı
1.Bildirimleri Kapalı Tutun
Bir Gallup anketine göre, ABD’li akıllı telefon sahiplerinin yüzde 50’den fazlası telefonlarını saatte birkaç kez kontrol ettiğini itiraf ediyor.
Çalışma saatlerinde telefonunuzu veya en azından bildirimlerinizi kapatmak, telefonunuzu her zaman kontrol etmenizi önlemenin iyi bir yoludur.
Aynısı bilgisayarınız için de geçerlidir. Çalışma masanızdaki sosyal medyaya erişme ayrıcalığına sahipseniz, oradaki bildirimleri kapatın.
Bir başka iyi ipucu sosyal medya hesaplarınızdan çıkış yapmanızdır. Bu nedenle, kontrol etme dürtüsünü hissettiğinizde, sayfanıza bu kadar kolay erişilemediğinden bir süre sonra sosyal medyayı sürekli kontrol etme dürtüsünden kurtulabilirsiniz.
2. Toplantıları Kısaltın
Toplantılar çok fazla zaman alabilir, bu da faydalı bir şey yapmak için kullanabileceğiniz zamanın akıp gitmesini gösterir. Herkesin gelmesini bekle, tartışmaları dinle, not al ve net olmayan bir sonuca ulaş. Toplantılar genelde böyle ilerler. Ve bazen, tek bir konuyu çözmek bir saat sürebilir.
Alternatif? Birçok toplantıyı iptal edin veya toplantı konularını revize ederek 1 taşla 3-4 kuş vurun. Bir e-posta veya hızlı telefon görüşmesi yoluyla kaç sorunun çözülebileceğine şaşıracaksınız.
Ancak bu, toplantıları tamamen ortadan kaldırmanız gerektiği anlamına gelmez. Yüz yüze görüşmelerin ve müzakerelerin hâlâ gerekli olduğu bazı durumlar vardır. Sadece önceki seçenekleri tartıştığınızdan emin olun.
Yalnızca bilgi paylaşımı ise, muhtemelen bir e-posta göndermek daha iyi bir seçenek olabilir; Ancak, beyin fırtınası veya derinlemesine tartışma gerekirse, şahsen görüşmek en iyisidir.
3. Su İçin
Basit ama etkili bir yöntem, ne yazık ki sıklıkla unutulan bir konu; su içmek! Eğer düzenli bir su içme alışkanlığınız yoksa bazı günler 1-2 bardak su, 4-5 bardak kahve ve çay ile günü geçirdiğinizi fark edebilirsiniz.
Yeterince su içilmemesi dehidratasyona ve ayrıca baş ağrısına, yorgunluğa ve kilo alımına neden olabilir.
Susuz kalmayı önlemek için iyi bir ipucu, sürekli bir şekilde su içmek için bir hatırlatma görevi görebileceğinden, bir su şişesini masanızda tutmaktır.
Suyun tadını biraz yumuşak bulursanız, daha iyi bir tat vermek için salatalık veya limon gibi bir miktar meyve ekleyin.
Unutmayın beyninizin ihtiyacı olan en öncelikli şey; SU!
4. Çoklu Görevden Kaçının
Çoklu görev, aynı anda birden fazla şey yaptığınız gibi daha fazla işin gerçekleştirilebileceği izlenimini verebilir. Ancak, bunun tersi olarak birçok iş yapmaya çalışırken ortaya darmadağınık bir HİÇ çıkabilir!
Araştırmalar, aynı anda birkaç şey yapmayı denemenin üretkenliği etkilediğini ve görevler arasında geçiş yapmanın birinin zamanının yüzde 40’ına mal olabileceğini göstermiştir. Bunun nedeni, görevler arasında geçiş yapmak zorunda olmanız nedeniyle odak ve konsantrasyonunuzun sürekli engellenmesidir.
Önünüzde çok fazla görev varsa, önceliklerinizi belirleyin ve her görev için yeterli zaman ayırın. Bu şekilde ilk olarak acil olan şey üzerinde çalışabilir ve kalan görevlerinizi tamamlamak için yeterli zamana sahip olabilirsiniz.
5. Düzenli Molalar Verin
İşyerinde verimliliği korumak için düzenli aralar vermek çok önemlidir. Bir bilgisayarın önünde çalışmak, sizi kalp hastalığı, diyabet ve obezite riskine daha fazla maruz bırakan yerleşik bir yaşam tarzına yol açabilir. 30 saniyelik dinlenme araları bile verimlilik seviyenizi yüzde 30’a kadar artırabilir.
Gökhan Turgut Ünal
Proje Yönetimi Okulu Koordinatörü
