İşinize Odaklanmanızı ve Daha Verimli Çalışmanızı Sağlayacak 9 Yöntem

Bildiğiniz gibi günümüzde, çalışma ortamları çok daha fazla yaratıcılık ve sabır gerektirmektedir ancak İnternet ve sizi çalışırken üretken olmaktan alıkoyan cep telefonları yüzünden dikkatinizin dağılması daha da kolaylaşmıştır. Çalışırken odaklanmanıza ve daha üretken olmanıza yardımcı olacak 9 yöntem:

Dikkatinizi dağıtacak şeyleri ortadan kaldırın.

Bu maddeye çalışma arkadaşlarınızı ve işinize yaramayan siteleri eklemeyi unutmayın.

Yapılan araştırmalara göre, iş arkadaşınızla konuşmak ya da e-posta kutunuzu kontrol etmek gibi dikkat dağıtıcı etmenlerle uğraştıktan sonra yaptığınız işe yeniden odaklanmanız yaklaşık olarak 25 dakikanızı almaktadır. Bu gördüğünüz üzere önemli bir nokta çünkü çalışırken dikkatinizin dağılması aslında sandığınızdan daha da kolay. Dikkatinizin dağılmasına izin verirseniz, işinizi tamamlamak için harcamak zorunda olduğunuz zaman artıp işinizden aldığınız keyif de azalacaktır.

Dikkatinizin dağılmasını nasıl önleyebilirsiniz?

E-posta bildirimlerini kapatın.

Çalışırken iş arkadaşlarınıza kibarca sizi oyalamaması gerektiğini söyleyin.

Bilgisayarınızdaki dijital yığılmayı kaldırın. (gereksiz açık sekmeler, masaüstündeki tamamlanmamış belgeler)

 

 

Sadece tek bir işe odaklanın.

Tek seferde çok iş yapmaya da çalışmayın.

Özellikle işiniz yoğun beyin kullanımı gerektiriyorsa, tek bir işe odaklanmak daha iyi olacaktır. Tahsis edilen süre boyunca daha çok şey yapacaksınız, daha çok eğleneceksiniz çünkü işinize daha fazla zaman ayırmış olacaksınız ve kendinizi deliye dönmüş hissetmek için daha az zaman harcayacaksınız. Birden fazla şeye odaklanmaya çalıştığınızda ikisini de başaramamaya daha eğilimli olduğunuzu unutmayın. Bu durum daha çok hata yapmanıza sebep olmaktadır ve en nihayetinde de kendinizi daha sık düzeltmeye ihtiyaç duyarsınız.

Bu durumdan nasıl kurtulabilirsiniz?

Dikkatinizi dağıtacak etmenleri ortadan kaldırın.

İşlerinizi önem sırasına göre sıralayın ve o an en önemli olan işe çalışın.

Daha küçük işleri gün içinde halletmeye çalışın.

İşlerinizi tamamlarken daha dikkatli davranmaya çalışın.

Kısa aralıklarla çalışın.

Odaklanmak her zaman kolay olmayabilir. İşte bu yüzden ara vererek çalışmanız gerekmektedir.

Pomodoro tekniğine hoş geldiniz. Oldukça basit olan bu teknikte, dikkatinizi dağıtan etmenler olmadan kısa bir süre için bir göreve odaklanır ve sonra ara verirsiniz. Bunu işi tamamlayıncaya kadar tekrarlayın. Bu teknik size zor görevlere odaklanmanın hem verimli hem de yorucu olduğunu gösterecektir.

1. 25 dakika çalışın.
2. 5 dakika mola verin.
3. 4 kez tekrarlayın
4. 2 saat çalışın, uzun bir mola verin.
5. Tekrar başlayın.

Böyle yaptığınızda elinizdeki işlere odaklanmak için daha fazla enerjiniz olacaktır. Ancak çalışmadığınız halde kendinizi çalışıyor gibi gösterdiğinizde hem yapabileceğinizden daha az iş yapmış olacaksınız hem de meşgul ve yorgun hissedeceksiniz.

Bunu nasıl yapabilirsiniz?

• Zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlayın.
• Dikkatinizi dağıtacak etmenleri ortadan kaldırın.
• Sık sık mola verin. 

E-postanızı daha az kontrol edin.

E-posta, önemli olabilecek ancak çoğu zaman önemsiz olan şeyler ile dikkatinizi dağıtmada oldukça iyidir. Başkalarıyla her zaman iletişim halinde olmamız gerektiğini düşündüğünüzden e-postanızı açık tutmayı cazip bir fikir olarak görüyor olabilirsiniz.

E-postanızı sık sık kontrol etmenize gerek yok. Acil bir konuda hemen size ihtiyaç varsa, aramak yerine e-posta ile iletişim kurmak kötü bir seçimdir.

Bunu nasıl yapabilirsiniz?

• E-posta bildirimlerini kapatın.
• E-postanızı kontrol etmek için bir zaman belirleyin. Sabah, öğlen yemekten önce ya da öğleden sonra. Geri kalan zamanınızı işinize ayırın.
• E-postalarınızı 5 ya da daha az cümleyle yazın. E-postalarınızla daha az zaman harcayıp daha önemli işleriniz için gerekli olan zamanı ayarlarsınız.

Yapmanız gereken en önemli işleri belirleyin.

Genellikle çoğu işletmede görülen 80/20 kuralı alacağınız değerin % 80’inin faaliyetlerinizin %20’sinden geleceğini söylemektedir. Örneğin müşteri sayısının %20’si gelirinizin %80’ini oluşturmaktadır.

Bunu yaparsanız, düşük bir ödeme ile çok çalışma gerektiren işleri yapmak yerine, zamanınızı odaklanmak istediğiniz işlere ayırabilirsiniz.

Bunu nasıl yapabilirsiniz?

• Yapmanız gereken işlerin bir listesini hazırlayın.
• Eğer yapmanız gereken tek iş olsaydı bu ne olurdu? Kendinize sorun.
• Yapmanız gerekenleri kısa bir listesini oluşturduktan sonra, enerjinizin çoğunu buraya harcamayı deneyin.

Vaktinizi öldürmek için yaptığınız şeylerin bir listesini yapın.

Bunu göz önünde bulundurarak, önemli işlerinizi ertelediğinizde o arada tamamlayabileceğiniz daha az öneme sahip işlerin bir listesini yapın. Bu yolla, vakit öldürmek için harcanan zaman daima internette boş boş takılmak anlamına gelmez. Zaman hala verimli bir şekilde kullanılabilir.

Bunu nasıl yapabilirsiniz?

• Yapmanız gereken işlerin bir listesini hazırlayın.
• 1’den 5’e önem sırasına göre sıralayın. (1 en önemli, 5 en önemsiz)
• Kendinizi vakit öldürürken bulduğunuzda, listenizdeki en önemli 2. işi yapın.

Dışarı çıkın ve biraz yürüyün.

Çoğu zaman çalışırken çok sayıda yapay ışığın olduğu odalarda oturursunuz. Bu yüzden molalarınızda dışarda biraz zaman geçirmek oldukça faydalı olacaktır.

Öncelikle, çevrenizi değiştirmek ve biraz hava almak stresi azaltmak için harika bir yöntemdir. Eğer zor bir sorunla karşılaşırsanız biraz yürüyüş yaptıktan sonra soruna kafanız rahatlamışken tekrar bakıp yeni çözüm yolları bulabilirsiniz.

Bir diğer nokta ise uzun süre oturmanın sağlık açısından olumsuz etkileri hakkındadır. Yaklaşık 1 milyon insanın yer aldığı bir araştırma sonucuna göre uzun süre oturmak diyabet ve kardiyovasküler sorunlarla karşılaşma ihtimalini arttırmaktadır.

Son olarak, daha fazla egzersiz yapmalısınız. Öğle arasında kısa bir yürüyüş, gün içerisinde enerjinizi arttırmak için güzel bir başlangıç olabilir.

Bunu nasıl yapabilirsiniz?

• Kısa molalarda ve öğle saatlerinde masanızdan uzaklaşın ve dışarıya çıkın.
• Öğle yemeğinizi dışarda yiyin.
• Çalıştığınız yeri tamamen değiştirin ve bir bahçede çalışın. 

Kendinize kibar davranın.

Size en sert eleştiriyi yapan kendinizden başkası değil. The Happiness Trap’in yazarı Russ Harris düşüncelerimizin %80’inin bir şekilde olumsuz olduğunu iddia etmektedir.

Küçük şeyleri bile oldukça sert eleştirdiğinizi muhtemelen fark etmişsinizdir: Bir e-postayı cevaplamayı veya bir işi tamamlamayı unuttuğunuzda, sınavlarda başarısız olduğunuzda hatta daha küçük şeylerde bile, örneğin garsonun size “Afiyet olsun.” dediğinde sizin de ona “Sana da afiyet olsun.” demeniz gibi.

Bu tarz düşünceler zihninizi meşgul edip yaptığınız en ufak yanlışı düzeltilmesi imkansız gibi göstermektedir. Kendinize karşı daha nazik olursanız basit hatalarınızı eleştirirken daha az zaman harcarsınız.

Bunu nasıl yapabilirsiniz?

• Gereksiz olumsuz düşüncelerin size bir faydası olmadığını bilin. (Bu düşünceler sizi nadiren daha zora ya da yeni bir şeyler yapmaya itecektir.)
• Bunların sadece elinizde olan işe verilen tepkiler olduğunu unutmayın. Gerçek değiller.
• Kendinizle bir arkadaşınızla konuşuyormuş gibi konuşun.

Meditasyon yapın.

Farkındalık meditasyonu, dikkatinizin tamamını nefesinize ve çevrenize odaklamayı sağlayan bir çeşit meditasyondur.

İşlerinizi daha hızlı ve daha tutarlı yapmanıza yardımcı olur. Meditasyon yaparken, dikkatinizin dağıldığını fark edip dikkatinizi sakin bir şekilde nefesinize odaklayacaksınız. Dışarıda dikkat dağıtan (merhaba demek için ortaya çıkan iş arkadaşınız) ve sizin kendi dikkatinizi dağıtan (Tekrar internette dolaşmak istiyorum.) etmenlerle karşılaştığınızda, bunları yavaş yavaş göz ardı etmeyi ve işinize geri dönmeyi öğreneceksiniz.

 

Selen Yalılı

Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı