İş Yerinde Verimliliğinizi Öldüren ve Zamanınızı Çalan 6 Şey
Sabah uyanıp, hazırlanıp işe gitmek ve iş yerinde bir şeyler başarmayı hedeflemek hemen hemen herkesin istediği bir şey. İş yerinize vardığınızda, işinize odaklanmak, patronunuzun üretkenliğinizi ve işinize olan özverinizi görmesini istemek kadar doğal bir şey yok.
Peki aslında iş yerinizde zamanınızı nasıl geçiriyorsunuz bir fikriniz var mı? Asıl çalıştığınız, verimli olduğunuz süre kaç saat? Değerli zamanınızı siz hiç farkında bile olmadan, ufak gibi görünen ancak zamanınızdan çalan aktivitelere ayırıyor olabilirsiniz. Verimli olmanızı engelleyen sessiz katillerin ne kadar farkındasınız? İşte iş yerinde zamanınızı alan o 6 aktivite;
E-mailleri Cevaplamak
İş iletişimi söz konusu olduğunda e-postalar inkar edilemez bir şekilde büyük önem arz ediyor. Günlük olarak sürekli e-posta yağmuruna tutuluyoruz. Peki bu e-postalara cevap vermek gerçekten önem arz ediyor mu?
E-postalara yanıt vermek için harcanan zaman karşısında çalışanlar büyük şaşkınlığa uğruyor. Bunlara cevap vermek sizi gerçek işinizden alıkoyuyor. Kendinizi binlerce e-postaya yanıt verme döngüsünde bulmaktan kaçınmak için yapabileceğiniz şey, en önemli olanları işaretlemektir. Böylece bunların sizin önceliğiniz olduğunu bilirsiniz ve zamanınızı diğerlerini okuyarak harcamazsınız. Önemli olmayan diğer e-postalarınızı boş zamanınızda da inceleyebilirsiniz.
Cep Telefonunuza Bakmak
İnsanların iş yerindeyken telefonlarına bakma sayısı korkunç derecede yüksek. Telefonunuzu sessize almak bazen kesin çözüm olmayabiliyor çünkü, hala bir yerlerden titreşimini duyabiliyor oluyorsunuz. Merakınıza yenik düşüp telefonu elinize aldığınızda ise iş işten çoktan geçmiş oluyor ve verimli zamanlarınızı kaybediyorsunuz. Herhangi önemli bir durum olmadığı sürece telefonunuza çok sık bakmamanızı öneririz.
Kısacası yapmanız gereken şey, telefonunuza bakacağınız belirli bir zaman planlamak ve plana bağlı kalmak. Kendinizi e-posta örneğinde olduğu sınırlandırın ve sadece önemli çağrılara cevap verin. Verimli olmak için, size mesaj atan ve arayan kişiler de dahil olmak üzere her şeyi önceliklendirmelisiniz.
Sohbete Dalmak
İş yerinizde çok şanslı olabilir ve harika iş arkadaşlarına sahip olabilirsiniz. Ya da belki de yalnızca 1 en iyi iş arkadaşına sahip olabilirsiniz. Bu harika, çünkü işinizi 10 kat daha iyi yapma fırsatına sahipsiniz.
Ancak ne zaman sohbet edeceğiniz ve ne zaman çalışacağınız arasındaki dengeyi kurmakta zorlanabilirsiniz ve verimli zamanlarınızı sohbet ederek tüketebilirsiniz.
Arkadaşlarla vakit geçirmenin yerinin ofis olmadığının farkına varmanız gerekir. Tek istisna, bir molada olduğunuz zamandır. Arkadaşlarınızla vakit geçirmek istiyorsanız, iş çıkışında bir şeyler içmek için teklifte bulunabilirsiniz.
Saate Bakmak
Eğer zamana takıntılıysanız, bu şüphesiz üretkenliğinizi ortadan kaldıracaktır. İşinizi tamamlamak için ne kadar zaman kaldığını takip etmek üretkenliğinize gölge düşürecektir. İşinizi yaparken ne kadar zaman geçirdiğinize bakmak yerine, görevinize odaklanmanız gerekir.
Gününüzü planlamak bu sorunla başa çıkmak için çok daha etkili bir yol olacaktır. O gün için yapmanız gereken görevleri bir listeye yazın ve programınıza bağlı kalın. Belirli bir işi yapmak için gereken süreyi en iyi siz biliyorsunuz. Gününüzü planladığınız takdirde boş zamanınız olmayacak ve kendinizi sürekli meşgul edecek şeyler üretebileceksiniz.
Multitasking
Multitasking aynı anda birçok işi yapabilme yetisine denir. Elbette çoklu görev kağıt üzerinde harika gibi görünüyor ancak bu konuda sizi uyarmak isteriz. Aynı anda birkaç işi birden yapmak, daha fazla zaman harcamak demektir ve asıl yapmak istediğiniz işten uzaklaşmak demektir. Aynı anda birçok iş yapmak verimliliğinizi de o işlere eşit bölüştürmek demektir ve bir işten %100 verim alacakken daha az verim almanıza yol açar.
Aynı anda birçok işi yapmak size süper üretken olduğunuzu düşündürebilir ama aslında verimliliğinizi böldüğünüz için ortaya vasat bir iş çıkarmanıza sebep olur ve bununla beraber çok değerli zamanınızı da kaybetmiş olursunuz. Burada yine devreye girmesi gereken şey doğru organizasyondur.
Görevlerinizi ve sırasını düzenlerseniz, aynı anda birkaç şeyi yapmak zorunda kalmazsınız. Bu şekilde dikkatinizi bölmez, ortaya daha iyi işler çıkarırsınız.
Internet
İnternet… şüphesiz harikalarla dolu bir arazi. Birçok durumda arkadaşımız olabileceği gibi düşmanımız da olabilecek potansiyelde bir mecra. İnternette bir sürü yaralı bilgi bulabilirsiniz. Elbette burada size internetin ne kadar kötü olduğuyla ilgili çıkarımlarda bulunmayacağız fakat internet sizi gerçek çalışmalarınızdan uzaklaştıracak potansiyele sahip bir araç.
Sosyal medya, Youtube, heyecan verici makaleler, sınav takipleri derken internette ne kadar çok vakit geçirdiğinizi tahmin etmek zor olmasa gerek. Bu döngünün için çekilmek çok kolay. Facebook, Twitter, Instagram hesaplarınızı kontrol edip sonrasında kendinize işe başlama sözü verdiniz fakat bir bakmışsınız 2 saatiniz çoktan geçip gitmiş bile.
Webde gezinmek söz konusu olduğunda kesin ve katı sınırlara sahip olmanız gerekir. Bunu iş için kullanmanız çok olasıdır anca bu kara deliğin sizi içine çekmesine izin vermeyin.
Evet artık 6 en önemli şeyin iş yerinde vaktinizi nasıl aldığınızı ve verimliliğinizi düşürdüğünü biliyorsunuz. İşyerindeki vaktinizi planlamak, sizi bu 6 aktivitenin içine çekilmekten kurtaracaktır. Eğer motivasyonunuzu kaybedip kendinizi umutsuz durumların içinde buluyorsanız üzülmeyin. Planlı ve programlı bir şekilde işe başlamak sizi belli bir disiplinin içine alacaktır. Bunlar ilerde sizin güçlü yönlerinizi oluşturacak ve daha da önemlisi yaşam tarzınız olacak.
Bilgehan Yıldırım
Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı
