Teknolojinin iletişim dünyasında hızla ilerlemesiyle birlikte en önemli iletişim kanallarından biri e-posta! Günümüzde e-posta mesajları hem özel hayatta hem de iş hayatında giderek daha fazla önem kazanıyor. Önceki nesil, mektupları özenle yazardı; daha sonra bu görev, belirli kurallar ile bir e-posta yazma formuna dönüştü. Bu nedenle, bugün İngilizce dilinde düzgün e-postalar yazmak, bu yabancı dili öğrenmenin temel konularından biridir.
Yeni başlayanlar veya İngilizce seviyelerini geliştirmek isteyenler şu soruyu soruyor: “İngilizce e-posta yazarken kullanabileceğim ipuçları nelerdir?” Bu yazıda ayrıntılı bir cevap bulacaksınız.
Giriş Cümlesi
İngilizce bir e-posta içeriği hazırlarken, e-mail yazdığınız kişiye hitap etme şekliniz son derece önemlidir. Yakın arkadaşlarınıza veya aile üyelerinize isimleriyle hitap etmeniz uygun olsa da, resmi bir yazışma için resmi bir e-posta içeriği hazırlıyorsanız adlar, soyadlar veya unvanlar kullanmanız gerekir.
Gayri Resmi Girişler
- Dear Friend,
- Dear John,
- Hello Mary,
- Hi Julia,
Resmi Hitap
- Dear Frank Stevenson,
- Dear Mr. Frank Stevenson,
- Dear Prof. Dr. Frank Stevenson,
Alıcının adını ve soyadını bilmiyorsanız, ancak unvanını veya işini biliyorsanız, o kişiye hitap etmek için bu unvanı kullanabilirsiniz.
- Dear President
- Dear Mr. Craig, Secretary-General
- Dear Officer
E-posta resmi bir yazışma aracı olarak kullanılacaksa veya bir kuruma gönderilecekse, daha tarafsız bir adresleme formu kullanmak mümkündür.
- To Whom It May Concern
- Dear Madam/Sir
E-postayı göndereceğiniz kişinin veya kurumun adresini yazdıktan sonra konu bölümünde neden bu e-postayı göndereceğinizi birkaç kelime ile açıklamanız gerekmektedir. Bir e-postanın konu bölümü, iletişim amacınızı ve alıcının e-postanızı neden okuması gerektiğini açık bir şekilde açıklayan en önemli bölümdür.
Konu:
- Application for the Job Position System Engineer
- Invitation for the Annual Conference of Human Resources Management Association
- Proposal for International Collaboration
- Purchase of New Desktop Computers
- Updated Package of Insurance Premiums
- Renewal of Your Contract Numbered 199993332
Size mail yollamış bir kişiye cevap veriyorsanız veya “Cevapla” seçeneğini tıkladıysanız, e-postanıza bir teşekkür mesajı ile başlamanız uygun olacaktır.
- I would like to thank you for your kind invitation. ( Nazik davetiniz için teşekkür ederim.)
- We are pleased to know that you would like to cooperate with our organization. (Organizasyonumuzla işbirliği yapmak istediğinizi bilmekten mutluluk duyuyoruz.)
- We appreciate your proposal for the renewal of your contract. (Sözleşmenizin yenilenmesine yönelik teklifiniz için teşekkür ederiz.)
- I am writing to you regarding the job position for Marketing Executive posted on your website. (Web sitenizde yayınlanan Pazarlama Yöneticisinin iş pozisyonu hakkında size yazıyorum.)
Bireysel veya kurumsal olarak ilk kez bir e-posta gönderiyorsanız, kendinizi tanıtmanız ve bu e-postayı neden gönderdiğinizi kısaca açıklamanız gerekir. Buradaki ipucu şu şekildedir; Giriş ve amaç bölümlerini ayrı mini paragraflar olarak tasarlamak hem okuyucuya hem de amacınızı İngilizce olarak net bir şekilde açıklamanıza yardımcı olacaktır.
- I am the Head of the Marketing Department at CBC Capital. ( CBC Capital’de Pazarlama Departmanı Başkanıyım.)
- I am interested in your new investment tool which suits our business objectives. ( İş hedeflerimize uyan yeni yatırım aracınızla ilgileniyorum.)
- We are pleased to inform you that our next annual conference will be held in June 2020 in Madrid, Spain. ( Bir sonraki yıllık konferansımızın Haziran 2020’de İspanya’nın Madrid kentinde yapılacağını bildirmekten mutluluk duyuyoruz.)
- I represent CBC Capital where I work as a Computer Engineer. (Bilgisayar Mühendisi olarak çalıştığım CBC Capital’i temsil ediyorum.)
- My name is Sarah Wilkins. I am the Editor of Fashion Journal. We would like to have an interview with you for our next issue. (Benim adım Sarah Wilkins. Fashion Journal’ın editörüyüm. Bir sonraki sayımız için sizinle bir röportaj yapmak istiyoruz.)
- I am writing to you on behalf of the Organizing Committee of HRM Conference 2019. (HRM Konferansı 2019 Düzenleme Komitesi adına size yazıyorum.)
İyi Dileklerle E-Posta Metninizi Tamamlayın
E-posta konusunun ne olduğunu, kim olduğunuzu ve niyetinizin ne olduğunu kısaca ve net bir şekilde İngilizce ifadelerle açıklamak, hem resmi hem de gayri resmi yazışmaların ortak özelliğidir. Zamanın değerli olduğu günümüz iş dünyasında, kısa, net ve iyi yapılandırılmış bir metni okumak hem e-posta alıcısının güvenini kazanmanıza yardımcı olacak hem de olumlu yanıt alma şansınızı artıracaktır. Bu nedenle uzun ve karmaşık bir konudan bahsediyorsanız, İngilizce e-posta metinlerinizi en fazla iki veya üç kısa paragraf halinde yapılandırabilirsiniz. Son paragrafınız, onlardan talebinizi ve yanıtlarını duyma isteğinizi açıkça belirtmelidir. Metnin son paragrafında kullanılabilecek İngilizce e-posta sonuç modellerinden bazıları şu şekilde özetlenebilir:
- I am looking forward to hearing from you.
- We would be pleased to see you in Vienna next month.
- It would be a pleasure if you could consider my skills appropriate for the position.
Bu noktada, e-posta mesajınıza ek olarak bir belge gönderiyorsanız, İngilizce bir ek cümlesi de kullanmak isteyebilirsiniz.
- Please find attached my résumé and cover letter.
- Please find attached all the documents required for the contract.
İngilizce E-Postanızda Kapanış İfadeleri Kullanın
İngilizce e-postanızı bir sonuçla tamamlamak için son bir dokunuşa ihtiyacınız olacak. Bu son dokunuş, İngilizce olarak tek bir kelime veya cümle ile ifade edilir. Samimi bir e-posta gönderiyorsanız, şunları yazabilirsiniz:
- Yours
- Best Wishes
- Regards
- Kind Regards
- Best regards
İngilizce resmi yazışmalar için bir metin hazırlıyorsanız, son dokunuş olarak iki kelimelik ifadeler kullanmalısınız.
- Yours sincerely
- Yours faithfully
Elbette e-postanın son kısmı imzanız olacağından, e-posta metninin sonuna adınızı, soyadınızı ve gerekirse iletişim bilgilerinizi eklediğinizden emin olmanız gerekmektedir.
Sonuç:
- Konuyu belirleyin ve bu konuyu kısaca yazın.
- Maili kime yazacağınıza göre formatını seçin
- Kendinizi kısaca tanıtın.
- E-postayı neden yazdığınızı açıklayın.
- Talebinizi tek cümleyle yazın.
- Varsa bir ek göndereceğinizi hatırlattığınızdan emin olun.
- En iyi dileklerinizi sunun.
- İmzanızı ekleyin.
Gökhan Turgut Ünal
Proje Yönetimi Okulu Koordinatörü
Kaynak: https://englishninjas.com/blog/en/useful-tips-while-you-are-writing-e-mails-in-english/
