Yoğun çalışma hayatı, hızlı akıp giden zaman ve uzayıp giden yapılacaklar listesi…
Bir çoğumuz yapacaklarımızı ertelemekten vazgeçemiyoruz ne yazık ki. Gün geçtikçe artan yaşam temposuna ertelenen işler de eklenince hayat çekilmez ve içinden çıkılamayacak bir hal alıyor. Yapılacak işleri ertelemeden hayatımızı devam ettirmek için uygulaması kolay ve etkili bir teknikten bahsedeceğim. Denediğiniz taktirde olumlu sonuçları kendiniz göreceksiniz.
Japoncada “işaret veren pano, tahta” anlamlarına gelen “ Kanban ” sözcüğünden ismini alan bu teknik 1940 yılında Toyota Fabrikasında endüstri mühendisi olarak çalışan Taiichi Ohno tarafından geliştirilmiştir. Ohno tekniği işçilerin iş verimini arttırma ve iş akışının daha etkin hale getirme amacıyla geliştirmiştir. Bu teknik sayesinde Ohno değişime karşı işçilerin ılımlı olmasını sağlamış aynı zamanda bu teknik sayesinde işçilerin arasından doğal liderlerin çıktığını görmüştür.
Günümüzde bu teknik çoğu alanda kullanılmaktadır. Özellikle iş yönetme ve yazılım geliştirme süreçlerinde sıklıkla başvurulan tekniklerden biridir. Bu teknik Trello, Pivotal Tracker gibi yazılımlara da ilham olmuştur.
TEKNİĞİN YAZILIM ALANINDA UYGULANMASI:
Kanban Tekniği lean (yalın) yaklaşıma sahip artan, evrimsel süreç ve sitem değişikliklerine sahip bir tekniktir. Kanban sistemini uygulamak için köklü bir değişiklik yapmaya gerek yoktur, sorunları belirlemek için mevcut iş akışının üzerine uygulanabilir.
Kanban tekniğinin bir diğer avantajlı noktası da karşılaşılacak dirençle karşılaşarak sürekli ve artımlı, köklü değişimler yapmayı hedeflemesidir. Mevcut değerleri göz önüne alarak değişiklikleri yasaklamaz ancak bu değişiklikleri not etmez. Çünkü asıl amacı ilerlemektir.
Teknik “görselleştirme ve sınırlandırma” temeline dayanır. Yani ilk olarak yapılması gereken yapmak istediğiniz işleri görselleştirmek. Bunun için üç ayrı kategori oluşturuyoruz. Bu kategoriler sırasıyla; yapacaklarım, şu an yaptıklarım, yaptıklarım.
TEKNİĞİN BASİT ANLAMDA UYGULANMASI:
Bu aşamada ilk önce yapılacaklar kısmını doldurun daha sonra şu an yaptıklarım kısmına geldiğinizde kendinize yapacağınız işlerin sayısıyla ile ilgili bir sınır koymalısınız. Araştırmalara göre insanların yalnızca %3’ü aynı anda birden fazla işte çalışabiliyorlar, dolayısıyla bu aşamada gerçekçi davranarak bir sınır koymanız gerekiyor. Koyduğunuz sınıra göre şu an ilgilendiğiniz işleri bu alana yazın.
Yapacak bir sürü işim var ve aynı günde bitirmediğim taktirde verimim düşüyor diyorsanız Zeigarnik etkisinden bahsetmek istiyorum size. Psikolog Bluma Zeigarnik tarafından restoranda yapılan gözlem sonucu bulunan bu kavram, kişilerin tamamlanmamış veya bölünmüş-kesilmiş şeyleri, tamamlananlara göre daha kolaylıkla hatırladığını ifade eder. Yani yarıda kalan bir öğrenme işlemi sizin için daha kalıcı sonuçlar doğurabilir.
En son bölüm olan yaptıklarım kısmı ise tekniğin size mutluluk ve motivasyon vermesi için önemli bir nokta. Bu aşamada kafanızda neden yaptığımız işleri listeden silmeyip ayrı bir bölüme alıyoruz şeklinde soru işareti olabilir. Listedeki işi bitirip onu silmek size yalnızca anlık bir rahatlama sunar. Eğer yaptığınız her işi bitirdikten sonra üçüncü kısma kaydırırsanız hem bu kısmın size motivasyon kaynağı olduğunu hem de beyninizin serotanin hormonu salgıladığını ve mutluluk düzeyinizin arttığını göreceksiniz.
Tüm bu aşamalardan sonra geriye tek bir şey kalıyor; harekete geçmek! İhtiyacınız olan tek şey bir adet mantar pano ve renkli kağıtlar!!
Yeni hayatınıza ilk adımı atmayı ertelemeyin ve hayatı bu teknik ile yakalayın!
TEKNİĞİN KALABALIK GRUPLARDA YA DA İŞ ORTAMINDA UYGULANMASI:
Bu teknik kişisel uygulamada çok fazla dikkat edilmesi gereken hususlar içermemektedir. Fakat bu tekniği kalabalık gruplarda ya da hiyerarşik bir düzen içerisindeki iş ortamında uygulamak isterseniz daha iyi verim alabilmek için dikkat etmeniz gereken artacaktır. Hep birlikte bu hususlara göz gezdirelim.
1.Hedefleme:
İster tek başınıza çalışın ister grupla, çalışmanın sonunda varılmak istenen bir hedef koymanın önemini başarılı olmak için yapılması gerekenlerin başında gelir. Koyacağınız hedefin gerçekçi, anlaşılır ve net ifade edilmiş olması büyük önem teşkil eder.
Bu noktada işin ya da projenin atamaları ( Project Charter), hedef formülasyonları (Feature/Epic/User Story), sorunları(Incident/Problem) belirlenmelidir. Ve belirlenen hedef ile net ve açık şekilde yazılmalıdır.
2.Düzen:
Bu hususa göz atmadan önce Kanban tekniği oldukça esnek bir tekniktir, kendi ihtiyaç, koşul ya da sorunlarınıza göre şekillendirebilirsiniz. Bu noktada kategorilerinizi ihtiyacınıza ve işin niteliğine göre yapılandırın.
Yapılandırırken kendinize bu kategorilere gerçekten ihtiyacın olup olmadığını sorun. Bu sorulara birkaç örnek verelim. “Varsayılan düzen ( Backlog/Açık/Devam Ediyor/Tamamlandı) benim için yeterli midir?” “Başlıklar başkaları tarafından yeterince net ve anlaşılır mı?”
Bu aşamada tekniğin temelini oluşturduğunuzu unutmayın.
3.Yer:
Tekniği oluşturduktan sonra “görselleştirme” aşamasındasınız. Burada tekniği somut hale getirmelisiniz. Çalışanların ve sizin bu panoyu sürekli görmesini sağlamalısınız. İsterseniz panoyu çizin ve toplantı odasına ya da sunum odasına asın. Eğer dijital ortamda bu panoya sahipseniz her toplantıda panoyu göstermeyi unutmayın. Bu panoyu JIRA (bir çeşit proje yönetimi yazılım hizmeti) ya da farklı yazılımlar yardımıyla tüm ekip arkadaşlarınızın sürekli görmesini sağlayabilirsiniz.
Kanban panosunu giriş maskeleri aracılığı ile projeye aktarabilirsiniz.
4.Kartlar:
Eğer projede bir görev dağılımına gidecekseniz, takım üyelerinizin ilerlemelerini sağlam temellere oturtmaları için ayrı ayrı kartlar düzenlemelisiniz. Bu kartlarda başlıkları yazarak boş şekilde onların projelerine giriş maskeleri aracılığıyla yükleyin ya da ayrı ayrı çizilmiş kartları onlara teslim edin.
Böylece büyük çerçevede uygulanan Kanban tekniği, her bir ekip üyesi için de kendiliğinden uygulanacaktır. Dolayısıyla grubun tekniğe uyum sağlaması daha çabuk ve kolay olacaktır.
5.Toplantılar:
İlerlemeyi görmek ve emin olmak adına toplantılar yapmak elzemdir. İlk toplantılar tekniğin anlaşılması, proje başlıklarının özümsenmesi açısından biraz uzun zaman alabilir. Fakat gittikçe süre azalacaktır. Ve projenin sonuna gelirken bu toplantılar “daily scrum” adını verdiğimiz ayakta yapılan kısa süreli toplantılara hatta konuşmalara dönüşecektir.
Bu dönüşümün hızlı şekilde gerçekleşmesi için ilk toplantıları projede çalışan herkesin olduğu bir gün ve zaman diliminde organize edin. İlk haftalarda ekip içinde anlaşmazlık çıkabilmesi, proje başlıklarının anlaşılmaması, ekip üyelerinin yanlış teknik kullanması gibi problemler yaşanabileceğinden haftada en az bir ya da iki kez toplantı yapmanız gerekebilir.
Özellikle ilk toplantıda her bir katılımcıya 5-7 dakika zaman ayırın ve tekniği yavaş yavaş anlatın.
Toplantılarda projenin planlanan süresi, alan, projenin hedefi, projenin yöntemi, kriterler, gerekiyorsa IT lisansları gibi hususlar belirli olmalıdır ve katılımcılara hatırlatılmalıdır.
Katılımcıların kendilerini rahat hissetmesi adına toplantı yerinin aynı olması önerilir, toplantı sırasında Kanban panosunu mutlaka katılımcıların sürekli görebileceği bir yere yerleştirin.
Kanban Tekniği arkasındaki felsefeyi anladığınızda sizin için bir teknik olmaktan çıkarak başarı yolunda yanınızda yürüyen en iyi dostlarınızdan biri olacaktır. İlk bakışta zor gelse de bir adım attığınızda çok kolay yol aldığınızı görecek ve hayatın tadını çıkaracaksınız.
Geri dönüşlerinizi bekliyorum.
Ece Şen
Proje Yönetimi Okulu Editörü
