Yaklaşan teslim tarihleri ve yetiştirilmesi gereken onca işiniz var fakat birine başlıyor sonra o işin yarısında bir diğerini mi halletmeye çalışıyorsunuz? Nereden başlayacağınızı bilemiyor ve işin içinden çıkamıyor musunuz? İşte tam ihtiyacınız olan şey; önceliklendirme! Önceliklendirme ya da öncelik verme dediğimiz de aklınıza sadece en yakın teslim tarihli olanı ilk olarak yapmak gelmesin. Masanızda yapılacaklar yığını oluşmaya başladıysa, sizi kurtarabilecek 7 yöntemi listeledik.
Öncelikleriniz için Bir Ana Liste Oluşturun
Yapacaklarınızı sadece zihninizde öncelik sırasına sokarsanız, bu sizin için pek de etkileyici olmaz. Başlamanın en iyi yolu bir ana liste oluşturmak. Online olarak oluşturabileceğiniz gibi proje yönetimlerinde kullanılan kolaylıkla güncelleyebileceğiniz araçlardan da yararlanabilirsiniz.
Hazırlayacağınız bu liste bir ay, bir hafta veya bir gün içinde tamamlamanız gereken işlerinizi rahatlıkla görmenizi sağlayacak. Bu liste, aynı zamanda uzun süreli hedeflerinizle uyuşan önceliklerinizi de anlayabilmenize yardımcı olacak.
Brain Tracy’ göre,
“Aylık Ana listeniz, Ana Listenizin bir özeti. Haftalık Proje Listeniz ise Aylık yapılacaklar listenizden çıkar. En Önemlileri yazdığınız listeniz ise haftalık yapılacaklar listenizden ortaya çıkar.
Önceliklendirme tekniğinin en büyük yararlarından biri, küçük ve kolay işler yerine büyük ve zor işlerinizi tamamlamaya odaklanmanızı sağlamasıdır. En Önemli işleriniz için oluşturduğunuz listeyi daha büyük bir listenizden (ana listenizden) çekip çıkarmak sizin sadece en acil olana değil de daha anlamlı işlerinize odaklanmanızı sağlar.
Eisenhower Matrisini Kullanarak Acil ve Önemli İşlerinizi Birbirinden Ayırın
Ana listeniz size önceliklendirme konusunda yardımcı olsa da neyi ne zaman yapma konusunda kafanız hala biraz karışık olabilir. Fakat endişelenmeyin, bunu yaparken kullanabileceğiniz teknikler var.
Pareto Prensibi olarak da bilinen 80/20 kuralı var. Bu tekniğe göre sergilediğiniz eforunuzun %20’si ulaşacağınızın sonucun %80’ini oluşturuyor. Bu sebeple, listenizdeki sonuçları oluşturacak işleri belirleyin.
Pareto Prensibinin kısıtlayıcı olan bir tarafı var o da sadece deneyim üzerine oluşturulabilmesi. Eğer yeni bir iş üzerinde çalışıyorsanız ya da hangi işinize öncelik vermeniz gerektiğini bilmiyorsanız Eisenhower Matrisi sizin için daha yararlı bir teknik olacaktır.
Mesajlarınız, telefon çağrıları, emailler ya da proje değerlendirmeleri sizin ilginizi hemen gerektiren acil işlerdir. Diğer yandan, önemli işler, uzun süreli hedeflerinizi, değerlerinizi ve misyonunuzu etkileyen işlerdir.
Acil ve önemli işleri nasıl edebilirsiniz?
- Acil ve önemli olan işleri hemen tamamlayın.
- Önemli fakat acil olmayan işlerinizi ne zaman yapacağınızı kararlaştırın ve planlayın.
- Acil fakat önemli olmayan işlerinizi yetkili birine devredin.
- Acil ve önemli olmayan işlerinizi listenizden derhal çıkarın.
Burada karşılaşılan en zor yönlerden birisi listenizde acil fakat önemli olmayan işlerin bulunması. Bu sebeple, işiniz için uygun birini bulmanızı tavsiye ediyoruz.
Bir işi devretmek için işe en uygun birini bulmak ve işin gerektirdiklerini anlatmayı gerektiriyor. Ayrıca, işleri listenizden ve zihninizden tamamen çıkarmak için kişiye yeterli zaman ve rehberlik sağlamayı da içeriyor.
Günlük İşlerinizi Gerçek Önceliklerine Göre Sıralamak için Ivy Lee Tekniğinden Yararlanın
Kendinizi hem acil hem de önemli işlerin arasında boğulurken bulduğunuz oluyor mu?
İşte aradığınız çözüm!
Bu işlerin gerçek önemini bilmek için daha derine inmenin bir yolunu bulun.
Bir verimlilik danışmanı olan Ivy Lee, bu çözüme ulaşmanın en etkili yollarından birini yaklaşık 100 yıl önce geliştirdi. Ivy Lee tekniği işlerinizi öncelik sırasına göre dizmenizde birkaç kuralla size yardımcı oluyor:
Kurallar:
- Her günün sonunda ertesi gün yapmanız gereken en önemli altı görevi belirtin.
- Bu altı etkinliği gerçek önemlerine göre sıralayın.
- Ertesi gün ilk olarak ilk iş üzerinde odaklanın. Sonrakine geçmeden önce ilk işinizi tamamlayana kadar çalışın.
- Aynı işlemi sıradaki işinize de uygulayın. Tamamlanmamış olanları ertesi gün için yeni bir listeye geçirin.
- Bu işlemleri her gün tekrarlayın.
Bu tek iş stratejisi, odaklanmış kalmanıza ve görevlerinizi doğru şekilde önceliklendirmenize olanak tanır.
ABCDE Tekniği ile Benzer Önceliklere Sahip İşleri Birbirinden Ayırın
Ivy Lee tekniğini kullanarak günlük işlerinizi sıraladınız fakat hala bir soru daha sormanız gerekiyor:
Bir işin gerçek önceliğini nasıl belirlersiniz?
Bazen yapmanız gereken işler aynı önemde olabilir.
You may sometimes come in contact with tasks that feel they share the same level of significance. Daha zorlu işlerle meşgulseniz, Pareto prensibi ve Eisenhower Matrisi sizi tamamen rahatlatmayabilir.
İşte bu yüzden Brian Tracy önceliklendirme yapabilmeniz için ABCDE tekniğini öneriyor.
Bu yöntem işlerinizi aynı önem seviyesinde tutmak yerine iki ya da daha fazla yeni önem seviyesi oluşturur.
ABCDE Tekniği Nasıl Kullanılır?
- Listenizi gözden geçirin ve A en önemli olacak şekilde, her işinize A’dan E’ye harflendirin.
- Her işinize tamamlayacağınız sırayı gösteren bir numara verin.
- Bu işlemi her işinizin bir harfi ve numarası olana kadar tekrarlayın.
Her iş için bir harf ve bir sayı ile birden fazla öncelik katmanı oluşturduğunuzda, her işin gerçek önceliği daha belirgin hale gelir.
Gününüze Verimli Bir Hava Katmak İçin “Kurbağayı Yiyin”
İşlerinizi önceliklendirdiğinize göre, şimdi sıra gününüzü geçirmeniz için en iyi stratejiyi bulmakta. İşlerinizi etkili önceliklendirmek yanında etkili strateji belirlemeyi de yanında getirir.
Gününüze nasıl verimli bir hava katarsınız? İlk olarak en büyük ve en önemli işinizi halletmeniz size gün içinde de koruyacağınız enerji ve ilhamı sağlar.
Birçok verimlilik danışmanı ilk fırsatta En Önemli İşleriniz ile ilgilenmenizi öneriyorlar.
Mark Twain bunu şöyle ifade ediyor:
“Eğer bir kurbağa yemek zorundaysanız, ona uzun süre bakmanın hiçbir anlamı yoktur!”
Kurbağalar, en zorlayıcı ve önemli işlerinizdir. Gününüzü önceliklendirme yollarını tasarlarken, kurbağalarınızın bir kısmını MIT listenizin üzerine yerleştirmeniz önerilir. Bu yaklaşım zor görevleri yerine getirmenize yardımcı olur ve aynı zamanda sizi gün boyu motive eder.
“Yeterince İyi” Hedefleri Seçmek için Warren Buffett 2 Liste Yöntemini Kullanın
Yanlış hedeflerle uğraşıyorsanız, verimliliğiniz anlamlı sonuçlar üretmeyecektir. Bu nedenle, yaşam misyonlarınızla uyumlu olmalarını sağlamak için hedeflerinizi ve önceliklerinizi değerlendirmeniz gerekir.
Warren Buffett, çalışanının verimliliğini artırmak için kullandığı 3 aşamalı bir Verimlilik yöntemi oluşturdu. Bu yöntem 2 liste yöntemi olarak adlandırılır.
Nasıl kullanabileceğimize bakalım.
En iyi 25 hedefinizi belirleyin. Kariyer hedefleriniz, iş hedefleriniz, eğitim hedefleriniz, yaşam hedefleriniz veya zaman ayırmak istediğiniz herhangi bir şey olabilir. Bir sonraki adım, listeden en önemli beş hedefi daire içine almak. (En iyi 25 hedefinizi yazdıysanız, okumadan önce ilk 5 hedefinizi daire içine alabilirsiniz).
Ardından, daire içine almadığınız hedefleri ‘kesinlikle kaçının’ listesine taşıyın. Sadece önemli görevlere ve uzun vadeli önceliklerinize uygun olanlara odaklanın.
Zaman Çoğaltıcı ile 24 Saatinizi Arttırın
İşlerin önceliklendirilmesi ayrıca zamanla da ilgilidir. Doğru işleri yerine getirmek gelecekte sizin için daha fazla zaman yaratabilir veya zamanınıza zarar verebilir. Seçimlerinizin gelecekteki yükümlülüklerinizi nasıl etkilediğinin farkında olmanın en iyi yolu, zamanınızı en üst düzeye çıkarmak için zaman çoğaltıcı kullanmaktır.
Rory Vaden, bugün yapabileceğiniz, yarınınızı olumlu etkileyebilecek şeyleri bulmanızı tavsiye etti. Başka bir deyişle, yarın saatlerce boş vakit geçirmek için bugün zamanınızı en üst düzeye çıkarmanın en iyi yollarını düşünün.
Bonus: En Yüksek Verimli Döneminizde En Önemli İşlerinizi Yapın
İşlerin önceliklendirilmesinin her zaman planlanması gerekmez. İş ve zaman önceliklerinizi sıralayarak verimliliğinizi artırabilirsiniz.
Enerji ve odaklanmadaki dalgalanmalar gerçekleşmek zorundadır. Bunu yüksek ve düşük değerleri verimlilik eğrisi olarak adlandırıyoruz. Belirli bir dönemde daha üretken olduğunuz anlamına gelir. Sadece o zamanları bulmanız ve o zamandaki en önemli önceliklerinizi planlamanız gerekir.
Gün boyunca üretken olmak için en iyi yaklaşım, en üretken anlarınızı ayırt etmektir.
Sonuç
Bu yazımızda belirtiğimiz tekniklerle kendinizi geliştirmeniz biraz zaman alabilir. Kendinize en uygun olan tekniği bulduğunuzda aslında ne kadar kısa sürede ne kadar fazla iş başarabileceğinizi göreceksiniz.
Aslı Gülenç
Proje Yönetim Okulu Blog Yazarı
Kaynak: https://www.lifehack.org/876082/prioritization-of-tasks
