Çalışan Faaliyetlerini İzlemede Uzmanlaşmak: En İyi Uygulamalar ve İşe Yönelik En İyi Araç

Çalışan izleme, modern işyerlerinde ve tüm doğru nedenlerden dolayı büyüyen bir trend haline geldi. Çalışanların görevlerini verimli bir şekilde tamamlamalarına, şirket politikalarına uymalarına, işyerinin etik ve yasal standartlarına bağlı kalmalarına yardımcı olur.

Hızla gelişen rekabetçi bir piyasada, belirlenen operasyonel ve gelir hedeflerine ulaşmak her işletmenin en önemli önceliğidir. Çalışan izleme, işletme sahiplerinin ve yöneticilerinin işgücünün nasıl çalıştığına dair fikir edinmelerine olanak tanır.

Araştırmalar, çalışanların izlendiklerini bildiklerinde üretkenliklerinin artma eğiliminde olduğunu belirtiyor. Verimlilikteki bu artış, daha yüksek satış ve gelire yol açabilir. İzleme, yalnızca çalışan izleme uygulamaları gibi araçları kullanarak çalışma saatlerini veya bilgisayar etkinliğini izlemekle ilgili değildir; yetkisiz faaliyetlerin belirlenmesiyle ilgilidir.

Çalışan İzleme Uygulamasında Ustalaşmak İçin 4 Adım

Çalışan izleme, şirketlerin iş gücü performansını belgelemesine, verimliliği artırmak için işlevleri iyileştirmesine ve mikro yönetimi azaltmasına olanak tanıdı. Yöntemler şunları içerir:

• Çalışanların İnternet kullanımını izleme
• İnternette gezinmeyi izleme
• Telefon görüşmelerini kaydetme
• E-postaları izleme
• Video gözetimini kullanma

Şeffaf ve adil bir şekilde, gizliliği ihlal etmeden, yasal ve etik standartlara uygun olarak yapılmasını sağlamaları gerekiyor .

Uygulamayı bulmak ve uygulamak zor olabilir ve işletmenizin büyüklüğüne ve kapsamına bağlıdır. İşte bu konuda ustalaşmanın ipuçları:

1. Resmi Bir Politika Oluşturun

Teknoloji devreye girmeden önce çalışanların izlenmesi basitti ancak sınırlıydı. Ayrıntılı bir politikaya ihtiyaç duyulmamasının nedeni de buydu. Ancak değişen işyeri dinamikleri ve dijitalleşme, kavramı birçok yönden dönüştürdü.

COVID sonrası dönemde uzaktan ve hibrit işlerin ortaya çıkışı, iş gücünün verimliliğini takip etmek ve en üst düzeye çıkarmak için daha canlı bir sistem gerektiriyor. Çalışanlar bir şirketin değerli varlıklarıdır ancak onların günlük görevlerini ve bu görevleri tamamlamak için harcanan zamanı takip edemezseniz büyüme sınırlı kalır.

İşverenler, şirketin verdiği cihazlarda e-postaları, bilgisayarları, ekran süresini ve tuş vuruşlarını izleyebilir. Ancak bunu gizlilik haklarını ve etik standartları göz önünde bulundurarak bir politika oluşturarak yapmalıdır. Çalışan izleme politikasının kilit noktaları şunlardır:

• Kesin olmalı ve tüm gerçeklerin iyi belgelenmesi gerekir
• Çalışanların nasıl izleneceğini açıkça belirtin
• Tüm çalışanlardan ve ekiplerden yazılı onay alın
• Bilgilerin yasal sınırlar içerisinde toplanmasını ve iş performansını ve davranışını analiz etmek için kullanılmasını sağlamak
• Politikayı uygulayacak yöneticilere uygun eğitimin verilmesi
• Çalışanların yükümlülüklerini ve haklarını tanımlayın. Ayrıca politika ve şirket prosedürlerini ihlal etmenin cezalarını da belirtin
• Çalışanların endişelerini gidermek için aktif geri bildirim ve mevcut izleme araçlarının ve yazılımın etkinliğini belirlemek için araştırma yapmak

Çalışan izleme politikası, işgücünü izlemek için gerekli olan kapsamı, prosedürleri ve hedefleri tanımlar. Yasal yasalara ve düzenleyici standartlara uygundur, gizlilikle ilgili endişelere yanıt verir ve izleme uygulamasının adil bir şekilde yapılmasını sağlar.

Politikanın düzenli olarak gözden geçirilmesi ve organizasyonel, yasal ve teknolojik gereksinimlerdeki değişikliklere göre güncellemeler yapılması gerekmektedir. Çalışanların üretkenliğe ulaşmak için izleyebilecekleri en iyi ipuçlarını bile politikaya dahil edebilirsiniz .

2. Çalışanlarınızı Yalnızca Belirlenen Saatlerde İzleyin

İzlemenin gerekli olduğunu anlamak kritik öneme sahiptir ancak yanıltıcı olabilir. Standart vardiya 8 ila 9 saattir ancak bir çalışanın tüm bu saatlerde üretken kalacağını düşünmek mümkün değildir. Çalışma saatleri çoğunlukla kuruluşunuzun büyüklüğüne, ihtiyaçlarına ve işin niteliğine göre tanımlanır.

Manuel zaman izleme seçeneklerinin ve zaman çizelgelerinin kullanılması yanlışlıklar riskini doğurur ve yönetilmesi zordur. Çalışanların zamanlarını boşa harcayarak harcadıkları zamanın tam olarak belirlenmesini sağlayacak neredeyse hiçbir mekanizma yoktur. veya kırılır. Tersine, bir izleme uygulaması veya zaman izleme aracı, süreci kolaylaştıracak özellikler sağlar. Bunlar iş gücü zaman yönetiminde hassasiyet ve doğruluk sağlar.

Çalışanları yalnızca çalışma saatlerinde izlemek, bir izleme uygulamasıyla kolayca uygulanabilir. Örneğin şirket, çalışanların molalarda Instagram akışlarını kontrol etmelerine veya en sevdikleri Netflix dizilerini izlemelerine olanak tanıyan bir politikaya sahip olabilir. İzleme çözümü, herhangi bir şüphe veya kuşku uyandırmadan bunu yapmalarına olanak tanıyabilir.

Çalışanlar izleme yazılımına manuel olarak giriş ve çıkış yapabilirler. Bu, mola sürelerinin çalışma saatlerine dahil edilmemesini sağlar. İşverenler, yazılımı yalnızca belirli saatlerde çalışanların faaliyetlerini takip edecek şekilde bile programlayabilir.

3. Yalnızca Şirket Cihazlarını İzleyin

Çalışan izleme, büyük ve hatta küçük işletmelerde yaygın bir uygulamadır. Uzak ekiplere sahip şirketlerin neredeyse %60’ı, çalışanlarının günlük performansını ve faaliyetlerini takip etmek için yazılım kullanıyor. Akıllı telefon kullanımı her iş gücünde yaygın olduğundan, işverenlerin cep telefonu kullanımını izlemek istemesi şaşırtıcı değil.

Çalışanların kişisel telefon kullanmalarına izin verilirse bir dizi sorunun ortaya çıkması kaçınılmazdır. Veri hırsızlığı riskinin dışında, işverenin çalışanın telefonu üzerinde çok az kontrolü vardır. Eğer şirket herhangi bir şekilde özel bilgilere ulaşmışsa ve çalışan bu bilgileri gizli kabul ediyorsa, bu durum davaya yol açabilir.

En iyi uygulama, şirketin sahip olduğu cihazlara izleme yazılımı kurmak ve bunları çalışanlara sağlamaktır. Bu hem kişisel telefon kullanmalarını engelleyecek hem de veri ve güvenlik ihlallerini en aza indirecek. Çalışanın şirket telefonu yoksa, ona bir tane verin ve cihazın takip yazılımıyla donatılmış olduğunu bildirin.

Şirketin verdiği cihazlar aracılığıyla çalışanları takip etmek uzun vadede oldukça faydalıdır, örneğin:

• Kumar, siber zorbalık, pornografi ve uyuşturucu ticareti gibi çalışanın parçası olabileceği herhangi bir yasa dışı faaliyetin belirlenmesi
• Çalışanların ticari anlaşmalar veya prototipler gibi şirket bilgilerini dışarıdaki kişilerle paylaşmamasını sağlamak. Kötü amaçlı bağlantılara kasıtlı olarak mı yoksa kazara mı tıkladıklarını görün.
• Şirket telefonlarının iş amaçlı mı yoksa iş dışı amaçlarla mı kullanıldığını bilmek
• İşçileri çalışma saatleri içinde takip etmek, özellikle sahadaki işçiler için oldukça faydalıdır.

Şirkete ait cihazların temini ve izleme nedenleri politikada belirtilmelidir. Cihaz kullanımının sınırlamalarını tanımlamanız, neyin izlendiğini ve herhangi bir uyumsuzluğun sonucunu açıklamanız gerekir.

4. Güvenilir Bir İzleme Aracı Kullanın

Bir çalışan izleme uygulamasını dahil etmek, işyerindeki bireyleri ve ekipleri izlemenin en iyi yoludur. Bu araçlar, işverenlerin verimsizliğin açık kalıplarını ve nedenlerini belirlemelerine yardımcı olan özelliklere sahiptir. Dahası, işletmelerin verileri kötüye kullanıma ve kötüye kullanıma karşı korumalarına olanak tanır.

Ancak burada önemli olan ‘güvenilir’ bir araç kullanmaktır. Böyle bir araç, kesinti veya kesinti olmaksızın tutarlı ve sürekli izleme sağlar. Bu, çalışanların etkin bir şekilde izlenmesini ve veri toplama sürecinde herhangi bir boşluk oluşmamasını sağlar.

Ayrıca toplanan verilerin doğru ve güvenilir olmasını sağlar. Bu önemlidir çünkü izlemeden elde edilen bilgiler çalışanınızın performansı, üretkenliği ve refahıyla ilgili önemli kararları etkileyebilir.

Ayrıca güvenilir bir izleme aracı, siz ve çalışanlarınız arasında güven ve şeffaflığın korunmasına yardımcı olur. Çalışanlar izleme aracının güvenilir olduğunu bildiklerinde izleme sürecini kabul etme ve işbirliği yapma olasılıkları artar, bu da daha olumlu bir çalışma ortamına yol açar.

Ancak çalışanların izlenmesi için güvenilir bir araç bulmak, çeşitli potansiyel sorunlar nedeniyle bazen zorlayıcı olabilir. Uyumluluk sorunları, maliyetler, veri doğruluğu, güvenilirlik ve liste uzayıp gidiyor.

Çalışan Faaliyetlerini İzlemede Uzmanlaşmak İçin En İyi Araç

Xnspy çalışan etkinliği izleme uygulaması, modern işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmış güvenilir ve kullanıcı dostu bir izleme aracıdır. Bir çalışanın çalışma saatleri içindeki faaliyetleri hakkında gerçek zamanlı bilgi sağlar.

Kullanıcının uygulama etkinliği ve telefon kullanımı kaydedilir ve uzak bir sunucuya yüklenir. Verileri görüntülemek ve uzaktan eylemler gerçekleştirmek için Xnspy kontrol paneline kolayca erişebilirsiniz. Temel yeteneklerine bir göz atalım.

E-posta İzleme

Xnspy, işverenlerin gönderilen ve alınan tüm e-postalara çalışanların cihazlarından erişmeleri için basit bir çözüm sunar. Alacağınız seçenekler şunlardır:

• Tüm e-postaları görüntüle
• Eklerle birlikte kişinin adını ve e-posta adresini kontrol edin
• Etkinliği izlemek için tarih ve saati kullanın

Kurumsal hırsızlık artıyor. Çalışanların, hassas şirketin gelecekteki anlaşmalarını, planlarını ve pazarlama stratejilerini iş rakipleriyle paylaşmak için e-postayı kullandıkları bir sır değil.

Xnspy’ın e-posta izleme özelliğiyle e-posta kötüye kullanımını kolayca tespit edebilir ve durdurabilirsiniz. Uygulama, belirli e-posta adresleri ve kelimeler için uyarılar ayarlamanıza olanak tanır. Herhangi bir çalışan bu e-posta adresleriyle iletişime geçtiğinde veya belirli kelimeleri kullandığında bir bildirim alacaksınız.

Anlık Mesaj İzleme

Xnspy’ın IM (anlık mesajlaşma) izleme özelliği, popüler IM uygulamalarında gerçekleşen tüm iletişime erişmenizi sağlar. Buna Facebook, WhatsApp, Viber, Skype, Instagram, Snapchat vb. uygulamalar üzerinden gönderilen kısa mesajlar, aramalar ve medya da dahildir.

Kontrol panelinde IM etkinliğini izlemek için ayrı bir bölüm bulunur. Burada mesajları veya çağrıları sırayla görüntüleyebilirsiniz. Kişi adı ve numarası gibi ayrıntılar, iletişimin özel mi yoksa işle ilgili mi olduğunu belirlemeyi kolaylaştırır. Tarih ve saat, belirli bir görüşmenin ne zaman gerçekleştiğini belirlemeye yardımcı olur.

IM uygulamaları, çalışanların şirket bilgilerini ihbar etmek veya resmi verileri en yüksek teklifi verene satmak için kullanabileceği uçtan uca şifreleme sunar. Xnspy’ı kullanmak bu etkinliğin engellenmesine ve engellenmesine yardımcı olabilir. Tüm sohbet dizileri kaydedilir ve hatta çalışanların izlerini silmek için silebileceklerini bile içerir.

Ekran Görüntüleri/Ekran Kaydı

Şirketler, çalışanların tüm kısa mesajlarını ve IM sohbet dizilerini incelemek için nadiren yeterli zamana sahiptir. Xnpsy çalışan etkinliği izleme uygulaması, çalışan etkinliğini görsel olarak yakalayan ekran kayıtları ve ekran görüntüleri sağlar.

Ekran kaydedici özelliği tüm IM etkinliğini yakalamak için çalışır. Ekran kayıtları hala sorun yaratıyorsa telefon kayıtlarından, tarama geçmişinden, e-postalardan ve sosyal medyadan hemen hemen her şeyi izlemek için ekran görüntülerini kullanabilirsiniz.

Çalışanların özel bilgilerini sızdırıp sızdırmadığını veya sohbetleri ve kişi adlarını silip silmediğini kontrol etmek için bu iki özelliği kullanabilirsiniz. Kayıtlar ve ekran görüntüleri gerçek zamanlı olarak gerçekleşir ve bunları kontrol panelinden görüntüleyebilirsiniz.

Arama Kayıtları/Çağrı Kaydı

Xnspy’ın arama kaydı izleme özelliği, tüm gelen, giden ve cevapsız aramaların tam bir listesini sağlar. Kişilerin isimlerini, numaralarını, firmanızla ilgili olup olmadıklarını anlık olarak kontrol edebilirsiniz. Analiz sekmesi, ilk 5 arayanı, ilk 5 arama süresini ve günün en yoğun arama saatlerini gösteren etkinlik delik kartlarını filtreler.

Xnspy, çağrı kayıtlarının yanı sıra çağrı kaydetme işlevselliğini de sunar. Bir çalışanın eylemlerinden şüpheleniyorsanız, bu özelliği kullanarak çalışanın çağrılarını uzaktan kaydedebilir ve dinleyebilirsiniz. Ayrıca arama yapmak, çalışanların ofisten çıkmadan gizli bilgileri paylaşmalarının en kolay yoludur.

Son düşünceler

Sürekli gelişen ve rekabetçi bir iş dünyasında, çalışanların izlenmesi bir kuruluşun başarısı veya başarısızlığı açısından çok önemlidir. Etik kaygılar mevcut olsa da şirketler, çalışanların üzerinde anlaşabileceği şeffaf bir yöntemi kolaylıkla formüle edebilir.

En iyi uygulama, çalışan izlemenin tüm temel faktörlerini listeleyen ve tüm yasal, etik ve sektör düzenlemelerini içeren sağlam bir politika oluşturmayı içerir. Strateji, izlemenin şirket tarafından verilen cihazlarda ve belirlenen saatlerde yapılacağını vurgulamalıdır. Ancak uygulamanın en önemli kısmı Xnspy gibi bir çalışan aktivite izleme uygulamasını kullanmaktır.

Uygulama, çalışanların gizlilik haklarını sağlarken kuruluşun üretkenlik ve güvenlik ihtiyacını dengelemeye yardımcı olur. İzleme özellikleri, zaman kaybı, internette gezinme, sosyal medya kullanımı ve hatta kurumsal bilgilerin sızdırılması gibi verimsizlik nedenlerinin belirlenmesine yardımcı olur. Toplanan çalışan faaliyet verileri, düzeltici önlemler almanıza yardımcı olacaktır.