Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP) olarak çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık temel değerlerimizdir: Faaliyet gösterdiğimiz ülkelerdeki ulusların ve kültürlerin çeşitliliğini zenginlik olarak görür, tüm personelin misyonumuza katkı sağlayabileceği kapsayıcı bir çalışma ortamı oluşturur ve tüm eylemlerimizde adalet ve eşitliği gözetiriz. “Kimseyi geride bırakma” yaklaşımımız doğrultusunda, dezavantajlı grupların temsilini artırmaya yönelik çalışmalar yapıyoruz. Kendini dezavantajlı ya da dışlanmış gruplardan biri olarak tanımlayan bireylerin başvurularını özellikle teşvik ediyoruz. UNDP’de çalışmak ve değerlerimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek için ilham verici hikayelerimizi inceleyebilirsiniz.
UNDP cinsel istismar ve suistimal, her türlü taciz, ayrımcılık ve cinsel tacize kesinlikle tolerans göstermez. Bu nedenle, seçilen adaylar detaylı referans ve geçmiş kontrollerine tabi tutulacaktır.
Birleşmiş Milletler UNDP İstanbul İş İlanı Başvuru için Tıklayınız
Arka Plan ve Kurumsal Bağlam
UNDP Avrupa ve BDT Bölgesel Merkezi, Avrupa ve Bağımsız Devletler Topluluğu (BDT) bölgesindeki kalkınma faaliyetlerine politika ve program desteği sağlayan bir danışma merkezidir. Bu merkez, ülkelerdeki kalkınma girişimlerine rehberlik ederek, bölgesel projeleri çeşitli ortaklarla iş birliği içinde uygulayarak ve küresel bir uzmanlık ağına erişim sağlayarak UNDP’nin faaliyetlerinin etkisini artırmak için çalışmaktadır. Bölgesel Merkez, Direktör liderliğinde, çok disiplinli uzmanlar, danışmanlar, proje yöneticileri ve operasyonel destek personelinden oluşan bir ekiple faaliyet göstermektedir.
Seyahat ve Etkinlik Birimi Başkanı’nın denetiminde çalışacak olan Seyahat ve Etkinlik Asistanı, Bölgesel Merkez’de etkinlik yönetimi ve seyahat hizmetlerinin sağlanmasından sorumludur. Etkinlik organizasyonu, ağırlama, seyahat ve haklarla ilgili kuralları analiz eder ve yorumlar, bu alanlardaki karmaşık sorunlara çözümler sunar. Etkinlik ve seyahat hizmetlerinin sunumunda iş birliğine dayalı, müşteri odaklı, kaliteli ve sonuç odaklı bir yaklaşımı teşvik eder.
Pozisyonun Amacı
- Operasyonel stratejilerin uygulanması
- İdari ve lojistik destek sağlanması
- Tedarik stratejilerinin uygulanması
- Bilgi paylaşımı ve bilgi geliştirme desteği verilmesi
Görev ve Sorumluluklar
Operasyonel stratejilerin uygulanmasını sağlayarak şu sonuçlara odaklanmak:
- BM/UNDP etkinlik, lojistik ve seyahat yönetimi kurallarına tam uyum sağlamak
- Etkinlik yönetimi ile ilgili iş süreçlerinin haritasını çıkarmak ve bu süreçlere yönelik iç standart operasyon prosedürleri (SOP) hazırlamak
- Etkinlik hizmet sağlayıcıları ile müzakereler yaparak maliyet tasarrufu önlemlerinin uygulanmasını sağlamak. Etkinlik yönetiminin tüm döngüsünü ele alarak birimlere rehberlik sağlamak.
İdari ve lojistik destek sağlayarak şu sonuçlara odaklanmak:
- Çeşitli lokasyonlarda düzenlenecek konferans, atölye, eğitim gibi etkinliklerin organizasyonu için idari destek sağlamak
- Dış hizmet sağlayıcılarla iş birliği içinde gerekli lojistik hizmetlerin koordinasyonunu sağlamak, vize işlemleri, otel rezervasyonları, ulaşım ve diğer lojistik ihtiyaçları organize etmek
- Etkinliklerle ilgili katılımcıların seyahat ve konaklama düzenlemelerinin yapılmasını sağlamak
- Etkinlikle ilgili seyahat taleplerinin ve harcama taleplerinin doğruluğunu kontrol etmek, talep ve harcama raporlarını hazırlamak
Tedarik stratejisinin uygulanmasına katkı sağlayarak şu sonuçlara odaklanmak:
- Etkinlik hizmet alanında piyasa analizleri yapmak, otel ve konferans olanakları anketleri ve teklif toplama süreçlerini yürütmek
- Yerel BM ajanslarına otel hizmetleri ve fiyatlarla ilgili bilgiler sağlamak, otel ve konferans tesisleri listelerini güncellemek
Bilgi paylaşımı ve bilgi geliştirme desteği vererek şu sonuçlara odaklanmak:
- IRH personeline etkinlik yönetim prosedürleri ile ilgili eğitimlere katılmak
- Etkinlik ve seyahatle ilgili güncellemeleri takip ederek, bilgileri personel ile paylaşmak
Yetkinlikler
- Sonuç Odaklılık
- Yenilikçi Düşünme
- Sürekli Öğrenme
- Esnek ve Adaptif Davranışlar
- Kararlılık
- İletişim ve İşbirliği
- Çeşitliliğe ve Dahil Etmeye Yönelik Yaklaşımlar
Eğitim
- Turizm, Otelcilik Yönetimi veya Etkinlik Yönetimi alanında uzmanlık sertifikasına sahip Lise mezunu, veya
- Turizm, Otelcilik Yönetimi veya ilgili bir Sosyal Bilimler alanında Üniversite diplomasına sahip olmak tercih edilir.
Deneyim
- Lise diploması ile en az 6 yıl, lisans diploması ile en az 3 yıl etkinlik/otel yönetimi, turizm veya seyahat hizmetlerinde ilgili deneyime sahip olmak
- MS Office programlarına hakim olmak
- ERP sistemleri ve seyahat sistemleri konusunda deneyim sahibi olmak avantajdır (Quantum, SAP, UNall vb.)
- BM veya STK sisteminde deneyim sahibi olmak güçlü bir avantajdır
- Yüksek düzeyde uluslararası etkinlik organizasyonu deneyimi tercih edilir
- Seyahat yönetimi hizmetlerinde deneyim avantajdır
Dil Gereksinimleri
- İleri seviyede İngilizce ve Türkçe bilgisi
- Diğer BM dilleri bilgisi avantajdır.
Başvuruların Devamlılığı
Bu pozisyonun başlangıçta 12 ay süreyle devamı, deneme süresinin başarılı bir şekilde tamamlanmasına bağlıdır.
