Verimlilik konusunda size zamanınızı yönetmenize yardımcı olabilecek bazı küçük numaralar ve ipuçları vardır. Zaman yönetimindeki taktiklerin verimlilik üzerinde büyük bir etkisi vardır. Daha önce Yapılacaklar Listesi Sistemi, Pomodoro Tekniği, Parkinson Kanunu gibi birçok yöntem farklı insanlar tarafından denenmiştir.
Tüm bu stratejiler kendi alanlarında harika stratejiler olsa da bir strateji hepsinin üzerindedir: 80 20 Kuralı. Diğerlerinin aksine bu strateji zaman yönetimi konusunda en çok kullanılan ve en yararlı yöntem olarak görülüyor.
Peki bu kuralı bu kadar özel yapan ne? Size nasıl başarı sağlıyor ve nasıl kullanmanız gerekiyor? Hadi bu kuralın özelliklerini ve inceliklerini keşfedelim.
80 20 KURALI NEDİR?
Birçok insan bu kuralı 80 20 kuralı olarak adlandırsa da asıl ismi Pareto İlkesi. Bu ilke ismini İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’dan alıyor. Nasıl başladığıysa Pareto’nın toplumdaki insanların iki kategoriye ayrıldığını fark etmesine dayanıyor.
– Para ve saygının ilk yüzde yirmisini oluşturan “Hayati birkaç şey”
-Geriye kalan yüzde sekseni oluşturan “Birçok şey”
Daha sonra araştırmasına devam ederken bu ayrışmanın sadece para ve etki için değil diğer alanlarda da geçerli olduğunu fark etti. Hayati önem taşıyan tüm ekonomik faaliyetler üzerinde gözlem yaptı. Bu gözleme göre;
İtalya’nın servetinin yüzde sekseni sadece nüfusun yüzde yirmisi tarafından kontrol ediliyordu. Bu kuralın gelişmesinden sonra insanlar bu oranı farklı durumlar için de kullanmıştır. Oran tam olarak kesin olmasa da bunu farklı sektörlere uygulamak mümkündür.
-Satış temsilcilerinin % 20’si toplam satışlarınızın% 80’ini oluşturacaktır.
Müşterilerin % 20’si toplam kazancın % 80’ini oluşturmaktadır.
Gelirin% 80’i işçilerin% 20’sinden gelecektir.
Bu örnekler bu şekilde çoğaltılabilir.
İnsanların neden Pareto İlkesini 80 20 kuralı olarak adlandırdıklarını anlamak bu örneklerle daha kolay anlaşılabilir.
Bu kuralı hayatına uydurmak ise size kalmış. Bunu hayatınıza uygulamanız gerekiyor. Örneğin, girdilerimizin % 20’sinin bize sonuçlarımızın % 80’ini vereceği şekilde düşünmemiz gerekiyor. Bunu düşünmenin bir diğer yolu da hangi alanda olursa olsun faaliyetlere harcadığımız zamanın yüzde yirmisi bize sonuçlarımızın yüzde seksenini verecektir.
Bu kural nasıl işliyor?
Bu kuralı daha iyi anlamak için biraz görselleştirelim
İdeal bir dünyada:
Her çalışan aynı miktarda çaba harcardı.
Bir uygulama veya ürün için her özellik kullanıcılar tarafından eşit olarak sevilirdi.
Her iş fikri, herkes tarafından sevilecektir.
Böyle bir senaryoda, planlama bir çocuk oyuncağı olurdu. Eğer çaba gösteriyorsanız hiçbir şeyi detaylıca analiz etmenize gerek kalmayacaktı ve başarıya ulaşacaktınız.
Ama gerçek dünya da işler bu şekilde gerçekleşmiyor.
Evet, çaba kesinlikle bir önemli bir unsurdur, ancak 80 20 kuralına göre, her şeyin eşit değildir. 10 yeni şirkete yatırım yapabilirsiniz ama yalnızca birkaçının büyüyeceğiniz göreceksiniz. Beş kişilik bir ekibin içinde olsanız her zaman diğerlerinden daha fazla iş yapan bir kişi olacak.
Biz genellikle hayatımızdaki girdi ve çıktıların eşit olmasını bekliyoruz ama bu mümkün değil. Bunu anlamak için 80 20 kuralının nasıl çalıştığını çözmemiz gerekiyor.
PEKİ NASIL İŞLİYOR?
Yazımızı okurken bunu soruyor olabilirsiniz ve bu oldukça basit. Bu küçük bir zaman diliminin karşılığında bunun size verdiklerine odaklanmakla ilgilidir.
Az önceki örneklerimize geri dönelim:
Eğer yatırım yaptığınız iki firma büyüyorsa, direkt olarak el atın ve onların daha fazla gelişmesine yardım edip edemeyeceğinizi görün.
Satış temsilcilerinin% 20’si size satışlarınızın% 80’ini veriyorsa, onları ödüllendirmeye ve motive etmeye dikkat edin.
Bu senaryolar devam edebilir fakat fikir, hayatınızda gerçekten fark yaratan % 20’lik kısma çaba göstermekle ilgilidir. Burada devreye marjinal fayda terimi giriyor.
Pareto bunu dile getirmemiş olsa da iş bittikten sonra gösterilen ekstra çaba ve zaman artık sonuçlarınıza daha az etki edecektir.
Sonunda mükemmeliyetçi insanlarda olduğu gibi küçük ve gereksiz ayrıntılara boğulacaksınız. Bu noktaya ulaşmadan önce önemli detaylara odaklanmak istiyorsunuz. Aile, ilişkiniz, arkadaşlarınız ya da iş hayatınız olabilir. Burada sizi ileriye taşıyacak aktivitelere öncelik vermeniz gerekiyor. Sizi ileriye götürecek bu görevler için zaman ve çaba konusunda dikkatli olun.
80 20 KURALINDAN NASIL FAYDALANILIR?
Şimdi 80 20 kuralını ve nasıl çalıştığını anladığınıza göre, bundan faydalanmanın en iyi yolu nedir?
Bu kuralı nereye uyguladığınıza bağlı olarak her türlü konuda kullanılabilir.
Örneğin, bu videoda Brian Tracy’nin gösterildiği gibi hedef belirlemeye uygulayabilirsiniz:
Ya da bu makalede bahsedildiği gibi verimlilik konusunda kullanabilirsiniz: 80 20 Kuralı Nedir ve Verimliliği Arttırmak için Nasıl Kullanılır
Bu kuralın özü kendimize sormayı düşünmediğimiz soruları sorup zorlamamıza dayanır. Böylece odağımızı doğru yöne yönlendirmemize yardımcı da oluyor.
80 20 Kuralı bizi kendi yaşamımızdan sorumlu tutar ve hayal ve amaçlarımızı belirlememize yardımcı olur.
İŞTE 80 20 KURALININ AVANTAJLARI VE NASIL KULLANMANIZ GEREKTİĞİ HAKKINDA BAZI İPUÇLARI:
ÖNCELİKLE BÜYÜK GÖREVLERE ODAKLANIN
Bu, 80 20 kuralının özü olmasına rağmen, yine de bahsetmek gerekir. Neden mi? Çünkü birçoğumuz en çok yine büyük görevlerden korkuyoruz. İnsanlar içgüdüsel olarak bunlardan kaçınıp ve önce daha küçük görevleri seçer.
Eğer küçük küçük birçok görevi başarılı şekilde yerine getirirsek daha sonra büyük görevi de yerine getirebileceğimiz konusunda motive oluyoruz ama bu yanlış bir umut kaynağı.
Bu küçük görevlerden sonra bazen yorulmuş hissediyoruz ve büyük işleri daha sonra yapacağımızı kendimize söylüyoruz.
Tüm bunları yapmaktansa işe büyük görevden başlayın. Ve kendinize şu soruyu sorun “Yapmam gereken iş en iyi yüzde yirmi mi olacak yoksa en kötü yüzde seksen mi?”
Bir çalışanın bir işi bitirmek için neredeyse bir gün harcadığını daha önce görmüşsünüzdür. Bunun nedeni dikkatlerini geriye kalan yüzde seksene veriyor olmalarıdır. Ama aslında önemli olan yüzde yirmilik kısma odaklanmaları gerekiyor.
Bunun bir diğer sebebi de alışkanlıklardır. Eğer her zaman daha önemsiz işlere odaklanırsanız gelecekte de bunlara odaklanıp önemli olan işleri gözden kaçırabilirsiniz.
KİŞİSEL HAYATINIZA DAHİL EDİN
Genelde iş konuşurken ya da hedef belirlerken bu kuraldan bahsetmiş olsak da günlük hayatınızda da bu kuralı kullanabilirsiniz.
Kişisel hayatınızı göz önünde bulundurun ve kendinize bu soruları sorun:
Düzenli olarak ne kadar televizyon izlersiniz? Ne tür programları izliyorsunuz? Bu sorular, tamamen tüketim için izlediğiniz gösterileri anlamanıza yardımcı olabilir. 80 20 kuralını uygulayarak, Netflix, TV veya Youtube geçirdiğiniz zamanı azaltabilir ve hayatınızın diğer alanlarına öncelik verebilirsiniz.
Gardırobunuz renkler açısından nasıl görünüyor? Beğendiğiniz belirli renkler var mı? Çoğu zaman ne giydiğinizi belirlemek, dolabınızı ve stilinizi önemli ölçüde çözmenizi sağlar. Ayrıca, her sabah ne giyeceğinize dair size zaman kazandırır.
Aslında kaç tane haber bülteni okudunuz? Bu soru, hangi kanala olan aboneliğinizi iptal edeceğini belirlemenize yardımcı olabilir ve gelen kutunuzdaki alanı boşaltabilir. Ayrıca, e-postalarınızı sürekli kontrol etmek zorunda kalmamanızı da sağlar.
Her gün telefonunuzda ne kadar zaman harcıyorsunuz? Bu zamanın ne kadarını anlamlı aktiviteler için harcıyorsunuz? Bu sorular, hedeflerinizde size yardımcı olmayan çeşitli uygulamaları temizlemenize yardımcı olur ve sürekli telefonu kontrol etme ihtiyacından da sizi kurtarır.
SONUÇ OLARAK
80 20 Kuralı birçok alanda kullanılabilecek verimliliği arttıracak bir ipucudur. Basitçe, yaşamınızın daha önemli yönlerine odaklanmanızla ve bunlara öncelik vermenize ilgilidir. Aynı zamanda edindiğiniz sonuçları en üst düzeye çıkaracak ve zaman tasarrufu sağlayacaktır. Tek yapmanız gereken kendinize sorular sormak harekete geçmek. Gerisi zaten kendiliğinden gelecektir.
Melisa Altun
Proje Yönetimi Okulu Editörü
