Proje yönetimi döngüsünün en önemli araçlarından biri ihtiyaç analizidir. Eğitimlerimizde temel vurgu her projenin ihtiyaçtan ortaya çıkması gerekliliği ve ihtiyacın projenin temelini oluşturduğu olmaktadır. Peki ihtiyaç analizinde nelere yer verilmelidir? Anket yapmanın projeye katkıları nelerdir? Anket uygulaması proje döngü yönetiminin hangi bölümlerinde yardımcı olur? Başarılı bir anket nasıl gerçekleştirilir, bu yazımızda bu konuların üzerinde duracağız.
Kişilerden belli konularda bilimsel araştırma teknikleriyle bilgi toplanması ve bu bilginin çeşitli yöntemlerle analiz edilerek ortaya çıkarılması sürecine anket yöntemi denmektedir. Anketler farklı yollarla gerçekleştirilebilir:
Anket uygulamanın çeşitli yolları vardır. Bunlardan en yaygın olanları yüz yüze görüşmeler, telefon anketleri ve posta anketleridir. Bunlar içerisinden istediğiniz verileri en verimli şekilde sağlayacak metodun seçilmesi önemlidir. Yüz yüze görüşme yöntemi kullanılarak çok detaylı veriler elde edilebilir. Ancak bu yöntem özel bir eğitim gerekir; bu da ekstra zaman ve maliyet demektir. Ayrıca ayrıntılı verilerin analiz ve yorumu güç olacaktır. Görüşmeler nispeten az sayıda kişiden oluşan gruplarda detaylı bilgi toplamak istediğinizde faydalıdırlar. Yazılı anketlere göre, meselelerin ve tercihlerin daha geniş kapsamda keşfedilmelerinde kullanılabilirler. Yazılı anketler ise daha az detaylı veri sağlamalarına rağmen, kısa zamanda büyük miktarlarda veri toplanmak için uygundurlar.
Anket hazırlanması açısından, uygulanması ve sonuçlandırılması açısından hassasiyet içeren bir veri elde edim yöntemidir. Her anket yönteminin kendine özgü avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır. Anket uygulanması aşamasında uygun deneklerin tespit edilmesi, hedef grubun sağlıklı belirlenmesi ve anket yönteminin hedef kitleye uygulanabilirliği anketin başarı oranını etkileyen unsurlardır. Ayrıca anket sorularının hazırlanması, soruların açık ve anlaşılır olması, soruların anketi cevaplayan kişinin mahremiyetine saygı duyması anketin başarısını etkilemektedir.
Online anket sistemlerinde Farklı soru tiplerinde soru oluşturma aşağıda sıralanmıştır. (Alıntı: http://ab.org.tr/ab11/kitap/ugras_reis_AB11.pdf)
Öğretimde ölçme ve değerlendirme amacıyla kullanılan soru tipleri şunlardır (IAR, 2007):
• Açık uçlu (uzun ya da kısa cevaplı yazılar)
• Kapalı uçlu (çoktan tek seçmeli, çoktan çok seçmeli, evet-hayır, doğru-yanlış, boşluk doldurma, eşleştirme)
• Yarı kapalı uçlu (“diğer” seçeneğine de olanak veren çoktan tek seçmeli ve çoktan çok seçmeli)
• Dereceli (likert, matris/grid)
• Sıralama
Online anketler hem soruları kolay hazırlama açısından hem de sonuçları excel, pdf ve diğer dosya türlerine aktarmadaki kolaylıkları sayesinde kullanıcıya anket uygulama konusunda önemli avantajlar sağlamaktadır. Web tabanlı olarak uygulayabileceğiniz anket siteleri;
1- Survey Monkey: Survey monkey sitesi özellikle türkçe dil desteği ve sunduğu zengin özelliklerle ön plana çıkan bir site. Ücretsiz olarak kullandığınızda limitli soru oluşturma ve belirli sayıda kullanıcıya ulaşma imkanı vermektedir. Özellikle soru oluşturma konusunda anket sistemlerini baz alarak bir çok seçenek sunmaktadır. Çoktan seçenekli cevaplar, yazılı cevaplar ve derecelendirme seçenekleriyle cevaplar oluşturabiliyorsunuz. Ancak sonuçların yorumlanması konusunda hem ücretsiz uygulamanın hem de premium üyeliğin beklentilerin altında kaldığını söylemek gerekli.
2- Google Forms: Google veritabanından form ve anket uygulayabileceğiniz cevapları hızlı bir şekilde toplayabileceğiniz sistemde ayrıntılı grafiklerle cevapları da alabiliyorsunuz. Temel kullanıcıya yönelik fazla ayrıntısı olmayan bir uygulama olması nedeniyle anket işine yeni başlayan kişiler için uygun olacaktır.
3- Surveey.com: Surveey.com sitesi de anketlerini online olarak basit olarak web sitenizde yayınlayabileceğiniz bir sistem. Kolaylıkla web sitenize entegre edebileceğiniz sistemle bir çok anket türünde hazır şablonları da kullanabilirsiniz.
Peki anketi ihtiyaç analizinde ve projenin diğer bölümlerinde nasıl kullanabiliriz? En başta da söylediğim gibi başarılı bir projenin en temel dayanağı; gerekli olduğu verilerle, istatistiklerle ve anketlerle ispatlanmış bir ihtiyaçtır. Kısaca bir ihtiyacınız olmalı ki bu ihtiyacı gidermeye veya sorunu çözmeye yönelik bir projeye oluşturarak faaliyetlerle hedeflerimize ulaşmalıyız. Örnek vermek gerekirse ” İzmir ili Konak ilçesinde Kadın İstihdamının Arttırılması” projesinin hazırlık aşamasında, belirlenen bölgede kadınlarla istihdama yönelik yapacağınız anket projenize önemli bir dayanak oluşturacaktır. Hatta çıkan sonuçlar böyle bir ihtiyaç olmadığını gösterebilir veya farklı bir ihtiyaca yönelterek projenizi revize etmenizi veya projeyi gerçekleştirmemeniz gerekliğini ortaya koyabilir.
Anket uygulamasını kullandığımız bir başka proje yönetimi döngüsü aşaması ise Mantıksal Çerçeve hazırlığında ” Doğrulama Kaynakları ” bölümüdür. Yaptığımız faaliyetlerin çıktılarını hangi yollarla doğrulayacağımızı anket yöntemiyle belirtebiliriz. Örnek vermek gerekirse; proje faaliyetlerinizde eğitim düzenleyeceksiniz ve başarı göstergesi olarak katılan 100 kadının %45’inin bu eğitimden olumlu etkileyeceğini belirlediniz. Bu aşamada katılımcılara anket uygulayarak performans göstergelerinizin sonucunu ortaya çıkarabilirsiniz.
Anket doğrulama kaynaklarından biri olarak ve ihtiyaç analizi aracı olarak projelerde ön plana çıkan bir yöntemdir. Anket uygulamanızda sosyolog ile çalışmanız size büyük bir avantaj sağlayacaktır. Ayrıca profesyonellere yönelik olan SPSS programı ile bilimsel ve akademik düzeyde anketler oluşturulabilir. Ancak SPPS programı temel kullanıcıya yönelik olmadığı için ve yüksek düzeyde bilgi gerektirdiği için bu yazımızda üzerinde durmadık.
Sevgilerle :)
Gökhan Turgut Ünal
Proje Yönetimi Okulu Editörü
