E-mail deyip geçmeyin, Etkili İş Maili Nasıl Yazılır? sorusunun cevabı kariyerinizde dönüm noktası olabilir. İş hayatında ve öğrencilikte insanlarla iletişimimizin çoğunu oluşturan online kanallardan biri olan etkili e-mail haberleşme sisteminde ufak ama birçok önemli detay bulunmaktadır. Bu yazımızda sizlerle etkili bire-mail nasıl yazılır? ipuçlarını paylaşacağız.
Etkili İş Maili Nasıl Yazılır?
Başlık Açıklayıcı Olmalı
E-mail yazarken karşı tarafa iletmek istediğiniz bilgilerin özetini içerecek bir başlığı e-mail ekranında konu bölümüne yazmanız önemlidir. Konu bölümüne yazdığınız başlığın açıklayıcı olması da okuyan açısından önemlidir. Örnek vermek gerekirse; bir işe başvuracaksınız, başlığınızın ” İş Başvurusu ” yerine ” X Firması Y Pozisyonu İş Başvurusu” veya ” İş Başvurusu – Gökhan Turgut Ünal” gibi açıklayıcı bilgi vermeniz daha etkileyici olacaktır. İş yerinde de iş arkadaşlarınıza e-mail atarken ” Projeler” gibi genel bir başlık yerine ” X konusunda projeler” veya ” 10.10.2016 Y Projeleri” gibi bir başlık atmanız daha uygun olacaktır.
Giriş ve Hitap Önemlidir
E-mail yazmaya başladığınızda e-mail metninin içeriğine göre hitabetiniz önem taşıyor. Resmi bir mail yazıyorsanız ” Sayın” kelimesini kullanmanız karşı tarafta ciddiyet uyandıracaktır. Eğer e-mail yazdığınız kişiyi isim olarak bilmiyorsanız “Sayın Yetkili” gibi bir hitabet kullanmalısınız. Hitabet cümlesinden sonra e-mailinize açıklayıcı bir giriş yapmalısınız. İş başvurusu yapıyorsanız ” 10.10.2022 tarihinde yayınlanan ilanınıza istinaden” veya ” Şirketiniz bünyesinde x görevi için yayınladığınız ilana istinaden” gibi cümlelerle giriş yapmalısınız.
Unutmayın firmanın bir çok pozisyonda ilanı olabilir ve iş başvuru e-mailinizde bunu belirtmezseniz direk elenebilirsiniz veya istediğiniz görev için değerlendirmeye alınmayabilirsiniz. Şirket içinde arkadaşlarınıza veya üstünüze bir e-mail gönderiyorsanız yine uygun bir hitabet şekliyle ve giriş cümlesi ile e-maile başlamalısınız. Çalıştığınız şirkette gayrı-ciddi bir e-mail atmanız yadırganabilir.
E-Mail Eklerini Mail Metninde Açıklayın
E-maillerin çoğunda karşı tarafa bilgi içermesi açısından ekler koyacaksınız. İş başvurusu ise özgeçmişiniz ve motivasyon mektubunuz, şirket içinde bir e-mail atıyorsanız ise çalışmalarınızı ek olarak karşı tarafa yollayabilirsiniz. Ekler konusunda önemli olan ilk nokta, ekte koyduğunuz dosyaya vereceğiniz isimdir. Birçok kişi göndereceği dosyaya açıklayıcı bir isim vermemektedir, fotoğraf yolluyorsa “123456.png” veya “foto.jpg” , iş başvurusu ise “özgeçmişim” veya ” cv ” gibi dosya isimleri vererek yollamaktadır. E-mail alan kişi için hem daha sonra e-mail kutusunda sizi aramak istediğinde hem de ciddiyet etkisi yaratması açısından dosyaya açıklayıcı bir isim verin.
Örnek vermek gerekirse iş başvurusunda ” Gökhan Turgut Ünal CV”, şirket içinde ise ” Proje Yönetimi Okulu Haftalık Rapor ” gibi isimlerle açıklayın. Ekler konusunda bir diğer önemli nokta ise; koyduğunuz ekle ilgili e-mail metninde bilgi vermeniz gerekliliğidir. Genelde e-maillerde ” dosya ektedir” gibi kalıplar kullanılmaktadır ancak dosyayı neden yolladığınızı ve içeriği ile ilgili bilgi vermeniz yararlı olacaktır.
E-Mail Kapanış Formatına Özen Gösterin
E-mail metninizi bitirirken mutlaka ama mutlaka saygı belirten bir kalıp ve isim-iletişim bilgilerinizi yazın. Mail sonunda ” Saygılarımla ” gibi bir kalıp kullanarak ” Gökhan Turgut Ünal- Ünvan – Şirket- Tel- Email” bilgilerinin verilmesi önemlidir. Ayrıca e-mail sonunda çevreye duyarlı olduğunuz gösteren ” gereksiz çıktı almayın” temalı bir banner eklemeniz etkileyici olacaktır.
İngilizce E-Mail Yazma İpuçları
Gökhan Turgut Ünal
Proje Yönetimi Okulu Koordinatörü
