Proje yönetimi ve proje döngüsü yönetimi temelinde hazırlanan projelerin hazırlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması hususunda proje yöneticileri ve uzmanları bir çok problemle karşılaşmakta ve bu problemler projenin verimliliği üzerinde olumsuz etkiler bırakmaktadır.
Sorun Analizi makalemize ulaşmak için tıklayınız.
Proje Döngüsü Yönetimi esasları yazımız için tıklayınız.
Proje Yönetiminde Interdisipliner yaklaşımlar için tıklayınız.
Proje Döngüsü Yönetimi Analizinde Karşılaşılan Sorunlar:
1 – Mantıksal Çerçeve Matrisi’nin Zayıf Hazırlanması: Proje tasarım ve hazırlama aşamasında, proje verimliliğinin ve başarısını sağlamanın önemli ölçütlerinden biri de mantıksal çerçeve yaklaşımını uygulamak ve temellendirmektir. Mantıksal çerçevenin sağlıklı gerçekleştirilmesi ve detaylı olarak hazırlanması, proje yöneticisine proje süresince rehberlik edecektir. Mantıksal Çerçeve Matrisinin hazırlanmaması veya eksik hazırlanması projenin yürütülmesi aşamasında önemli sorunlara açacaktır.
2- Faaliyet ve Zaman Planlamasının Hazırlanması: Proje kavramı, belirli bir zaman diliminde faaliyetlerin planlanması ve gerçekleştirilmesi gereken bir süreçtir. Bu nedenle proje süresi ve bu süre içerisinde faaliyetlerin sürdürülebilir bir şekilde tasarlanması önem arz etmektedir. Faaliyet ve zaman planlanması sırasında en çok karşılaşılan sorunlardan biri; sürenin yetersiz kalması, faaliyetlerin aynı süre içerisinde çakışması ve faaliyetlerin sayısal ve belirlenebilir olarak nitelendirilmemesidir. Faaliyet takvimi gerçekçi, uygun ve sürdürülebilir olarak hazırlanmalıdır.
3- Proje Yönetiminde İnsan Kaynakları Sorunu: Proje yönetimi döngüsü esasları uygulama aşamasında ve projenin yürütülmesi sürecinde bu konuda uzman kişiler tarafından süreç desteklenmelidir. Proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, tanıtım ve yaygınlaştırma faaliyetleri, görünürlük faaliyetleri, proje sonuç raporlarının hazırlanması, bütçeleme ilkelerinin mali esaslara dayalı olarak gerçekleştirilmesi ve verimliliğin sağlanması ciddi bir insan kaynağı potansiyeline ihtiyaç duymaktadır. Projenin yeri, türü, kapasitesi ve mali boyutlarına göre gerekli çalışan ve uzman kapasitesi sağlanmalıdır. Ayrıca gerekli şartlar mevcut ise, farklı bölüm ve disiplinlerden kişilerin proje ekibinde yer alması proje perspektifi ve yaklaşımlarını çeşitlendirecektir.
4- Proje İzleme Fonksiyonunda Eksiklikler: Tüm projeler faaliyetlerin gerçekleştirilmesi, bütçe kalemlerin uygulanması ve çarpan etkisinin sağlanması açısında izlenmeli ve denetlenmelidir. Projelerde izleme komisyonu oluşturularak proje sürecinin verimliliği, riskler ve analizler periyodik olarak değerlendirilmelidir. Ayrıca kurum dışı bir denetleme kuruluşundan mali boyutta izleme ve değerlendirme istenmelidir.
5- Proje Çıktılarının Analizi: Projelerde ortaya konulan çıktı, mal veya hizmetin mali, sosyal ve inovatif açıdan değerlendirilmesinde kaynaklanan eksiklikler proje yönetimi sürecinde önemli bir sorun olarak ortaya çıkmaktadır. Projede fayda- maliyet analizinin gerçekleştirilmemesi bir çok projenin sonuç ve çıktılarının mali açıdan sürdürülemez kılmaktadır. Ayrıca yazılı çıktıların yaygınlaştırılmaması, bilimsel analizlerden uzak olması ve çarpan etkisi ile çoğaltılmaması projelerin verimini düşürmektedir.
Proje sürecinde ortaya çıkabilecek risk ve sorunları proje döngü yönetimi süreçlerinden biri olan risk analizi bölümünde detaylı olarak tanımlamanız ve mantıksal çerçeve tablosunda riskler-varsayımlar bölümüne uygun çözüm önerileri ile hazırlamanız sizi sorunlara ve risklere karşı daha donanımlı hale getirecektir.
Gökhan Turgut Ünal
Avrupa Birliği Proje Uzmanı
