Proje başvuru rehberi, teklife çıkan proje çağrılarının içeriğini, sınırlarını, şartlarını ve prosedürlerini ayrıntılı bir şekilde açıklayan kitapçıktır. Teklif çağrısının ilan edilmesi ile birlikte yayınlanan hibe başvuru rehberleri bazı farklılıklar gösterse de genel yapı itibari ile benzerlik göstermektedir. Hibe başvuru rehberi, proje yazımı öncesi proje yöneticisine kaynaklık edecek en önemli çalışmadır. Proje hedefleri, proje arka planı, uygunluk kuralları, uygun faaliyetler, uygun maliyetler ve bütçe ilkeleri rehberin ana ilkeleridir.
Proje Başvuru Rehberi Nedir ve Nasıl İncelenmelidir?
Proje Arka Planı Bölümü: Hibe başvuru rehberinde ilk bölümde yer alan arka plan bölümü, proje çağrı başlığının neden seçildiğinin istatistiksel ve bilimsel verilerle neden-sonuç kapsamında değerlendirildiği bölümdür. Örneğin engellilere yönelik bir proje çağrısında, neden bu grubun seçildiği ulusal ve uluslararası oranlarla desteklenerek proje çağrısına temel oluşturulmaktadır. Ayrıca Avrupa Birliği politikaları ile uyumluluğun anlatıldığı bölümde proje yazımı için ciddi referanslar da bulunabilir.
Programın Hedefleri ve Öncelikli Konular: Bu bölümde programın genel ve özel amaçları anlatılmaktadır. Proje yazımı esnasında proje başvuru formunda doldurulacak olan proje hedefleri ve faaliyetlere rehberlik eden bölüm, projenin genel çerçevesini çizmektedir. Bu bölümde ayrıca hedef gruplar ve yatay konular ( cinsiyet eşitliği, sivil toplum katılımı, iyi yönetişim, sürdürülebilir kalkınma ) da ayrıntılı olarak anlatılarak projeye dahil edilmesi beklenmektedir.
Mali Destek: Bu bölümde proje finansmanı doğrultusunda verilecek olan azami ve asgari hibe tutarı ve hibe oranları verilmektedir. Bu bölüm dikkatle incelenerek sözleşme makamına başvuracak proje sahibinin eş finansman miktarı ve oranı hesaplanmalı ve oluşturulacak bütçe ile tutarlı destek talep edilmelidir.
Uygunluk kriterleri: Uygunluk kriterleri bölümünde 3 tür uygunluk kalemi bulunmaktadır. Bunlardan ilki uygun başvuru sahibidir. Hibe başvuru rehberinde uygun başvuru sahipleri ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. Aynı zamanda eş-başvuru sahibi (ortak) ve iştirakçilerin uygunluğu belirtilmektedir. İkinci uygunluk kalemi ise hibe verilecek proje uygunluğudur. Başvuru rehberinde projeler ayrıntılı olarak belirtilmekte ve beklenen konular proje sahiplerine sunulmaktadır. Üçüncü uygunluk kriteri ise Hibenin miktarının belirlenmesinde dikkate alınabilecek maliyet türleri listesidir. Uygun ve uygun olmayan maliyetler listesi dikkatle analiz edilerek projede hata yapılmamalıdır.
Başvuru Şekli ve Yapılacak İşlemler: Bu bölümde başvuru şeklinin nasıl, ne zaman, hangi yollarla nereye yapılacağı anlatılmaktadır. Bazı proje çağrıları tek aşamalı bazıları ise ön başvurulu 2 aşamalı çağrılardır. Bu bölümde yazılan bütün uyarılara uyulmalı ve sözleşme makamının istediği şekilde son başvuru tarihinden önce proje teslim edilmelidir.
Proje Başvuru Rehberinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar:
– Proje başvuru rehberinde arka plan bölümünde yer alan istatistiki ve kurumsal verilerden proje yazımı esnasında yararlanılmalıdır. Konu ile ilgili kurumların güncel raporları okunmalı ve proje yazımı esnasında referans verilmelidir.
– Proje başvuru rehberinde sayfa sonlarında yer alan dipnotlar proje başvurusu esnasında kurum ve kuruluş bilgileri açısından önem taşımaktadır.
– Proje başvuru rehberi incelenirken her bölüm okunmalı ve önemli yerler not edilmelidir.
– Proje başvuru rehberinde örnek olan faaliyetler ve proje konuları iyi bir referans olmalarına rağmen bire-bir aynı başlıklar ve konular seçilmemelidir.
– Proje bütçeleme konusunda hibe başvuru ekleri formata uygun olarak doldurulmalıdır.
Proje yazımı ve başvuru rehberi incelemesi ile ilgili herhangi bir sorunuz olduğunda iletişime geçebilirsiniz.
Gökhan Turgut Ünal
AB Proje ve İş Geliştirme Uzmanı
