Zaman yönetimi ve zamanı verimli kullanma konusunda uzmanlaşmak oldukça zordur. Çoklu görevlerle uğraşarak ya da önemsiz detaylara çok fazla takılarak zamanınızın büyük bir kısmını boşa harcayabilirsiniz.
Montreal’li tasarımcı ve yazar Etienne Garbugli zaman yönetimi konusunda çok çabaladı. Kendisi ve diğer girişimciler için analiz etti ve zamanını ve iş yoğunluğunu nasıl yöneteceğini öğrendi.
Garbugli’nin sunumlarına ek olarak bazı kaynakları da kullanarak en iyi zaman yönetim ilkelerini bir araya getirdik. Genç yaşta bu alışkanlıkları edinmenizin sizin için çok akıllıca olacağını düşünüyoruz. İşte zaman yönetimi konusunda bilmeniz gerekenler…
1. Daima “zaman” Vardır
Aslında zamanınız hiç tükenmez. Eğer bir şeyi zamanında bitiremediyseniz bu onun acilliğini önemsememenizden ya da işlerinizin önceliğine karar verememenizden kaynaklıdır.
2. Günler Her Zaman Beklediğinizden Hızlı Geçer
Planlarınızda gereğinden fazla hassas davranmaktan kaçının ve önemsiz detaylarla vakit kaybetmeyin. Aşırı hassas görev ve amaçlar, günü kaçırmanıza sebep olur.
3. Kendi sahanızda daha üretkensinizdir
Öncelikle vizyonunuzu tanımlayın. Bir çalışan ya da bir yönetici olarak kapasitenizin ve potansiyelinizin farkına varın. Yapabilecekleriniz ve sınırlarınız doğrultusunda alanınızı seçin ve o yönde ilerleyin.
4. Profesyonel ve Kişisel Hayatınıza Yarar Sağlayacak Aktiviteleri Takip Etmelisiniz
Yazar Chris Guillebeau’nun dediği gibi “Maksimum verim için profesyonel ve kişisel amaçlarınızı sıralayın.” Örneğin, Japonya’ya taşınmak ya da orada iş kurmak gibi bir niyetiniz yoksa, birkaç ayınızı Japonca dersleri alarak harcamak yerine iş tecrübenizi arttıracak kurslara giderek harcamanız daha iyi olacaktır.
5. Kendini Zorlamakla Yıpratmak Arasında Fark Vardır
Çok çalışmak az uykuya ve amansız bir verimliliğe sebep olabilir. Ancak gerçekten azimliyseniz, yorgunluğun sizi bitirmemesi veya daha az verimliliğe sebep olmaması için dinlenmek adına kendinize biraz zaman ayırmalısınız.
6. Çoklu Görevler Odaklanmanızı Mahveder
Araştırmalara göre bir işten başka bir işe odaklanmaya çalışırken beynimiz fazlaca enerji harcıyor. Eğer gününüzü çoklu görevleri bitirmekle geçirirseniz, beyninizi çok yorarsınız.
Bu noktada zaman yönetimi ve zamanı verimli geçirmek için çok faydalı bir method olan Pomodoro Tekniğinden bahsetmek istiyorum. Pomodoro tekniği şu şekilde ilerliyor: öncelikle bir görev seçiyoruz ve 25 dakikaya ayarlı telefon veya saat gibi bir zamanlayıcı kuruyoruz. Daha sonra hiçbir kesintiye izin vermeden ve konudan sapmadan 25 dakika boyunca sadece o işle ilgileniyoruz ve 25 dakika dolduğunda 5 dakika mola veriyoruz. Böylece sistematik bir şekilde işlerinizi kolaylıkla halledebilirsiniz.
7. Dikkat Dağılması Kontrol Edilebilir
25 dakika çalışma ve 5 dakikalık molalarla işlerinizi ayıran Pomodoro tekniğini ya da zamanınızı koruyan ve işlerinizi düzene koyan ücretsiz yazılımları kullanmayı deneyin. Böylece dikkatinizin dağılmasını kontrol ederek işlerinize odaklanabilirsiniz.
8. Çalışmanın En İyi Yolu Önce Küçük İşleri Tamamlamaktır
Sabah 8’deki sunumu bitirmek çok göz korkutucu olabilir. Bunun için önce hızlı ve kolay bir iş olan maillerinize cevap vererek çalışmaya başlayabilirsiniz. Önce küçük işlerinizi hallederek hem o işlerinizi aradan çıkartmış hem de çalışmak için gerekli konsantrasyonu toplamış olacaksınız :)
9. Bugün Yarından Hep Öndedir
General George S. Patton bir keresinde şöyle demiştir: “Bugün uygulamaya geçirilen iyi bir plan, yarın uygulanacak olan mükemmel bir plandan daha iyidir.” Günlük yaşamınızda “ BUGÜN” harekete geçin ve hedeflerinizi büyütün.
10. Daha Fazla Çalışmak Her Zaman Daha Fazla Verimlilik Sağlamaz
Masanda oturuyor olmanızın iyi kötü bir iş çıkaracağınız anlamına geldiğini düşünerek kendinizi kandırmayın. Gece boyu çalışmak yerine düzenli saatlerde çalışarak işinizi bitirmeniz için ne gerekiyorsa yapın çünkü önemli olan saatlerce çalışmak değil düzenli saatlerde verimli çalışmaktır.
11. Üzerinde Odaklanılması ve Bölünmemesi Gereken İşler
Eğer sürekli bir şeyler düşünmek için çalışmanızı bölerseniz, kendinizi yavaşlatırsınız. Verimli bir çalışma için işinize odaklanın ve herhangi bir şeyin çalıştığınız süre boyunca işinizi bölmesine izin vermeyin.
12. Önemsiz İşlerle Uğraşmayın
Eğer bütün gün programınızı güncellemekle veya e-mail göndermekle uğraşırsanız, çalışma akışınızı aksatırsınız. Böyle işler için zamanınızı boşa harcamayın.
13. İki Dakikadan Az Zamanınızı Alacaksa Konuşmaları Okuduğunuz Anda Cevap Vermek En İyisidir
Yazılı konuşmalarınız için “Getting Things Done” kitabının yazarı David Allen’ın “iki dakika kuralı”na bir göz atın derim. Eğer çok az zamanınızı alacaksa maillerinizi ertelemek yerine okuduğunuz anda cevaplamak sizin için daha yararlı olacaktır.
14. Büyük İşleri Kademeli Olarak Yönetmek Daha Kolaydır
Alabama futbol antrenörü Nick Saban “Process” adını verdiği benzer bir felsefeyi takip ediyor. Oyuncularını; şampiyonluğu kazanmaya odaklanmak yerine direk olarak önlerindeki (blok, pas veya alandaki gol gibi) tek bir şeye odaklanmak üzere eğitiyor.
15. Eğer Başlamanız 20 Dakikadan Fazla Zaman Alıyorsa, Başka Bir İşe Geçin
Herhangi bir sebepten ilerleme kat edemiyorsanız, verimliliğinizi geri kazanmak için başka bir işe geçin.
16. İki Görev Asla Aynı Öneme Sahip Değildir
Günlük yapılacaklar listesi, gününüzü programlamak için oldukça etkili bir yoldur. Ama önemli olan işleri öncelik sırasına koyabilmektir. Güne en öncelikli işlerinizle başlayın, böylelikle zihinsel olarak yorulduğunuzda bırakabilirsiniz.
17. Her Zaman Gün İçinde Gerçekten Yapılması Gereken Tek Bir Şey Vardır
Öncelik sırasına koymanın yardımı ile önünüzdeki en önemli işin ne olduğunu bilirsiniz ve mümkün olan en kısa sürede tamamlayabilmek için bütün enerji ve dikkatinizi ona yönlendirebilirsiniz.
18. Bazen İşleri Başka Birine Devretmek Gerekebilir
Bazen gerçekten etkili olmak için, işleri başka birine devretme korkusunu yenmek gerekir. “Başarılı İnsanlar Nasıl Düşünür” adlı kitabın yazarı John C. Maxwell bu konuda şöyle demiştir : “ Eğer bir işin %80’i başka biri tarafından yapılabiliyorsa, o işi devredin!” .
19. Geçmişe Odaklanmak, İlerlemenizi Engeller
Geçmişteki başarılarınız ya da başarısızlıklarınızla dikkatinizi dağıtmak yerine önünüzdeki işe odaklanın.
20. Not Alın
Gün boyu aklınıza gelen bütün iyi fikirleri hatırlayacağınızı sanmayın. Aklınıza gelen fikirleri; not defterine, yazı tahtasına veya Evernote gibi bir uygulamaya kaydedebilirsiniz, önemli olan unutmadan not almanız :)
21. Aklınızda Daha Büyük Hedefler Tutmak Gün Boyu Size Yardımcı Olacaktır
Garbugli’nin dediği gibi: “Gözlerinizi gerçek ödülden ayırmayın ve görevlere değil amaçlara odaklanın!”
Kevser Ayvaz
Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı
